Steeds meer leveranciers introduceren Cloud-platforms en SaaS-oplossingen (Software-as-a-Service) om mensen online samen te brengen.
Laat u echter niet verwarren met branchegebronden als 'Cloud-platforms' en SaaS. Dit alles betekent dat mensen softwaretoepassingen gebruiken die op het web zijn gebaseerd, om samen te werken.
Het doel van deze samenwerkende softwaresystemen is om de werkomgeving na te bootsen die we hadden sinds het eerste georganiseerde kantoor.
$config[code] not foundDenk aan de werkomgeving die mensen hebben gebruikt sinds het georganiseerde kantoor alledaags werd. We zien het nu het beste in oude films (of in afleveringen van Mad Men) - elke afdeling op een andere verdieping, rijen secretaresses bij IBM Selectric typemachines, junior executives in cabines, senioren in kantoren.
In mijn vroegere tijd bij AT & T waren we constant bezig mensen te herschikken zodat alle leden van nationale accountteams naast elkaar zaten. We hebben zelfs teamtekens opgehangen aan het plafond. Vergaderingen werden in een oogwenk gehouden en om een document te delen, heb ik zomaar een map op het bureau van een collega neergelegd.
Vandaag is de werkomgeving drastisch veranderd. Meer mensen werken op afstand vanuit huis. We hebben virtuele teams, meer consultants en uitbesteed personeel. Stijgende gasprijzen en economische situaties maken het virtuele kantoor nóg noodzakelijker.
Iedereen heeft een andere beschrijving van het virtuele kantoor. Ik run sinds de jaren tachtig virtuele bedrijven. Ik herinner me dat ik blij was met een MCI-e-mailaccount en besefte dat ik geen voicemail hoefde te gebruiken om met mensen te communiceren.
Sindsdien heb ik veel ervaring met wat wel en wat niet werkt. Laat me de vereisten delen die ik denk dat softwaretoepassingen zouden moeten hebben om mensen te helpen samen te werken in het "virtuele kantoor" van vandaag:
Eenvoud en bekendheid
Mensen verzetten zich natuurlijk tegen (sommigen zeggen haat) verandering. De interface van een softwaretoepassing moet lijken op wat mensen heel goed kennen. Het moet ook zo intuïtief mogelijk zijn.
Dit klinkt misschien eenvoudig, maar als je nu naar de spelers in de samenwerkingsruimte kijkt, hebben slechts enkelen dit heel goed gedaan. Sommige softwaretoepassingen zijn zo functioneel -vreemd en moeilijk te gebruiken dat je na een paar pogingen snel opgeeft met het uitzoeken van alleen de basis. Om de kloof te overbruggen en dominant te worden in de markt, moet de gebruikerservaring bekend en eenvoudig zijn.
Aanwezigheid / chat
Ik vind dat 'aanwezigheid' en het vermogen om direct en direct te communiceren het belangrijkste aspect is. Het kennen van de status van iedereen met wie je werkt is de hoeksteen van een succesvol systeem.
In het oudere conventionele kantoormodel zouden we door de kamer kunnen kijken of over de kastmuur kunnen hangen om over het weer of een nieuwe productrelease te kletsen. Het alternatief vandaag is instant chat of telefonisch vergaderen. Diensten zoals VoIP of gratis telefonische vergaderdiensten hebben ad hoc conferenties snel en eenvoudig opgezet.
Bestandsbeheer / delen en real-time samenwerking
De kern van zaken is documenten en bestanden. Ze zijn zowel een werkproduct als een werkproces. Met de exponentiële toename van consultants, outsourcing en partnergemeenschappen is de mogelijkheid om betekenisvolle niveaus van documentautoriteit toe te passen een van de cruciale vereisten van vandaag.
Vroeger kon je dit controleren door alleen bepaalde pagina's te kopiëren voor bepaalde ontvangers, of je zou de distributielijst beperken. Tegenwoordig kunt u in een goede samenwerkende softwaretoepassing verschillende bevoegdheidsniveaus toewijzen met een paar toetsaanslagen.
Voeg een gedetailleerd audittrail toe voor beveiliging, controle, gemak en forensische gegevens en u beschikt over de ingrediënten van een haalbaar document- en bestandsbeheersysteem. Realtime samenwerking en push-technologie automatiseert de meeste van deze beheertaken. In combinatie maken deze managementtools de noodzaak van e-mailbijlagen overbodig - en elimineren ze.
Al vroeg noemde ik de weerstand van mensen tegen verandering. Er zijn veel mogelijk krachtige oplossingen op de markt voor documentbeheer, bestandsback-up en samenwerking. De uitdaging waar ze allemaal voor staan is (1) gemakkelijk te gebruiken en (2) het minimaliseren van de noodzaak van gedragsverandering. Voor massale acceptatie moet je de manier waarop mensen vandaag werken nabootsen en zoveel mogelijk functies automatiseren - niet proberen hun werkpatronen radicaal te veranderen.
conferencing
Conferencing is een brede categorie - ik heb de neiging er in emmers over na te denken.
- Toon en vertel evenementen zijn geplande sessies met een aangewezen presentator en een groepspubliek. Er zijn een aantal producten op de markt die dit goed aanpakken met verschillende prijsmodellen en niveaus van functionaliteit / functionaliteit, bijvoorbeeld Webex.
- ik geloof dat ad hoc delen is een van de meest bruikbare functies in de samenwerkingswereld. De mogelijkheid om direct een scherm of werkproduct te delen zonder installatie is zo dichtbij als dat we "over de kubuswand gaan leunen". Er zijn twee manieren om dit te doen: (1) producten die directe schermdeling mogelijk maken (meestal op een één-op-één-basis), of (2) producten die het delen en bijwerken van documenten in real-time tussen meerdere gebruikers mogelijk maken. Ik gebruik beide uitgebreid en vind ze van onschatbare waarde in het "Virtual Office"
Verandering
Elke generatie die de werkplek betreedt, brengt verschillende vaardigheden en vooroordelen met zich mee. Het eerste echte softwarebedrijf waar ik voor werkte had een eigen mainframe e-mailsysteem. De CFO zou zijn administratieve assistent papieren exemplaren van zijn e-mails laten drukken. Hij zou de antwoorden met de hand schrijven en zij moest degene zijn die zijn bericht intoetste en de antwoordmail stuurde.
Hoe belachelijk dat nu ook klinkt, het idee dat we softwaretoepassingen en -bestanden op onze lokale pc zouden behouden, klinkt in ongeveer een decennium net zo belachelijk.
In de tussentijd hebben we een hybride oplossing nodig om onze werkgewoonten aan te passen. Versnel het gebruik van de cloud voor applicaties en data, maar geef mensen de mogelijkheid om vanaf hun desktops te werken.
Door online werk eenvoudiger en handiger te maken, wordt de traditionele desktop net zo functioneel als je amandelen - nog steeds aanwezig maar niet nodig.
* * * * *
Over de auteur: George Langan is de CEO van eXpresso Corporation, een samenwerkende softwareservice. George brengt uitgebreide ervaring met het runnen van softwarebedrijven op tafel. Zijn blog is te vinden op:
17 Opmerkingen ▼
