Een vergaderingplanner bij een grote accommodatie voor een conferentie-accommodatie heeft de leiding over het evenement van een klant vanaf het eerste contact tot de groep het hotel verlaat. De planner behandelt alles, van het boeken van vergaderingen en hotelkamers tot het instellen van eten en apparatuur. In een grote faciliteit kunnen er verschillende meetingplanners zijn die allemaal verschillende expertises hebben en samenwerken aan groepsevenementen. Voorbeelden van deze verschillende gebieden zijn reserveringen, eten en drinken en public relations.
$config[code] not foundPublic relations en marketing
In deze rol fungeert de vergaderingplanner als een vertegenwoordiger van de logies- en conferentiefaciliteit voor het publiek. Het is de taak van de planner om ervoor te zorgen dat de faciliteit een positieve reputatie heeft en om klanten te helpen bij het maken van reserveringen. Meeting planners maken brochures over de services van de faciliteit, reageren op e-mails of telefonische vragen over evenementenplanningsservices en bieden informatie over de huidige vergaderfaciliteiten en -services voor gebruik op de website van het hotel. In deze rol maakt de planner inhoud voor multimedia-advertenties voor de afdeling evenementenplanning van de faciliteit. De planner moet ook contact opnemen met bedrijven en congressen om nieuwe en doorlopende activiteiten aan te moedigen.
Reserveringen en registratie
Bij het werken in de eerste plaats bij reserveringen en registratie, helpt de meetingplanner klanten bij het maken van hotel- en ballroomreserveringen voor deelnemers. Afhankelijk van hoe groot de groep is en welke activiteiten ter plaatse worden gehouden, geeft de vergaderingplanner aan welke vergaderruimtes in het conferentiecentrum het beste aansluiten bij de behoeften van de klant. De planner boekt ook groepen hotelkamers voor de deelnemers van de klant en assisteert bij eventuele noodzakelijke overnachtingsmogelijkheden. Onderdeel van deze rol van de vergaderingplanner is onder meer het onderhandelen over een discontovoet voor een groep en eventueel assisteren bij reisarrangementen. Vergaderplanners helpen ook bij registratie ter plaatse voor deelnemers.
Video van de dag
Gebracht door jou, geboren door SaplingEten en drinken
Elke conventie heeft eten en drinken nodig. Gelukkig voor klanten, on-site meeting planners gemakkelijk voor deze zaak voor hen zorgen. De vergaderplanner helpt de klant om erachter te komen hoeveel voedsel er nodig is voor de verwachte hoeveelheid deelnemers. Onderdeel hiervan is om te helpen bepalen of maaltijden worden geserveerd in een zitdiner of een buffetstijl en welke dranken moeten worden aangeboden. De vergaderplanner bespreekt het menu voor elke maaltijd met de klant en helpt bij het ontwikkelen van een budget of pakketdeal voor de klant.
Technische taken
Er zijn veel verschillende technische aspecten van de functie van een vergaderingplanner in een groot vergaderaccommodatiehuis. Een van de technische financiële aspecten van de rol is om de klant te helpen een budget te ontwikkelen en te bepalen hoe alle diensten in de faciliteit moeten worden betaald. De vergaderingplanner organiseert het hele evenement van de klant, zodat de klant weet welke vergaderruimten op welk tijdstip beschikbaar zijn en een evenementenschema ontwikkelt. Planners zijn ook verantwoordelijk voor het lokaliseren, verhuren en opzetten van alle audiovisuele of andere gespecialiseerde apparatuur die de klant nodig heeft. Een vergaderingplanner kan op verzoek van de klant ook entertainment lokaliseren en regelen.
