Je hebt zojuist een nieuwe klant geland. Je lijkt het goed met ze te kunnen vinden. Je hebt genoten van het werken aan de eerste projecten die ze je hebben gestuurd. Kortom, het ziet er veelbelovend uit. Dat is totdat het tijd is om uw klant te factureren.
Facturering is een saaie, formeel-achtige en frustrerende taak die absoluut noodzakelijk is. Immers, als u zonder facturen niet wordt betaald. En wanneer u niet betaald krijgt, gaat uw bedrijf ten onder.
$config[code] not foundNog erger? Hoe kun je om een betaling vragen zonder dat het overkomt als te koud of opdringerig? Dit is vooral het geval bij het in rekening brengen van een nieuwe klant die niet vertrouwd is met uw factureringsgewoonten en persoonlijkheid.
Hoe factureer je klanten
U kunt beginnen met het volgen van deze 10 facturatietips die niet alleen snellere betalingen garanderen, maar ook voorkomen dat u die nieuwe klant bestookt.
1. Houd het eenvoudig wanneer u uw klanten factureert
Terwijl u zo professioneel mogelijk wilt lijken, hoeft u de facturering niet ingewikkelder te maken dan het al is.
Omdat de meeste mensen bijvoorbeeld niet bekend zijn met het betalingsjargon, zoals 'netto 30' of 'bij ontvangst', gebruik dan eenvoudige taal die ter zake komt. In plaats daarvan gebruikt "30-jarig" gebruik "30 dagen" of "binnen 30 dagen". Eenvoudig, vooraf en het kan niet verkeerd worden begrepen. Het elimineert elke verwarring en maakt de cliënt niet het gevoel dat hij probeert het online woordenboek open te trekken en de wol niet voor hun ogen te trekken.
Bonus TIP: U kunt de betalingsvoorwaarden eenvoudig houden door uw nieuwe klant te vragen wat hun factureringscyclus is, zodat u allebei op dezelfde pagina bent. Bijvoorbeeld, als het in de eerste van de maand is, dan moet u ze uw factuur sturen.
2. Neem alle relevante informatie op
Uw factuur moet altijd de volgende informatie bevatten:
- Uw naam
- Uw btw-nummer
- Uw adres (zowel uw fysieke adres als uw e-mailadres)
- Jouw telefoon nummer
- Factuurnummer
- Gespecificeerde uitsplitsing van geleverde diensten of producten
- Totale hoeveelheid
- Opleveringsdatum
Door deze informatie op te nemen, worden eventuele vragen of zorgen van de klant met betrekking tot de factuur geëlimineerd. En als ze een vraag hebben, kunnen ze gemakkelijk contact met u opnemen, omdat u al uw contactgegevens hebt verstrekt.
3. Bied flexibele betalingsopties aan
Houd uw klanten tevreden en verhoog de snelheid van betalingen door hen de mogelijkheid te bieden uw factuur te betalen met de gewenste betaalmethode.
De meeste factureringsplatforms bieden een breed scala aan betalingsopties bij het betalen van een factuur, zoals creditcards, elektronische overboeking (EFT), Automated Clearing House (ACH) of cryptocurrencies zoals bitcoin.
4. Stuur geautomatiseerde herinneringen en updates
Wacht niet tot een betaling is verstreken omdat u in contact bent met uw klanten. Met cloudgebaseerde factureringssoftware kunt u geautomatiseerde en vriendelijke betalingsherinneringen en -updates verzenden wanneer een factuur de vervaldatum nadert.
Op deze manier kan de klant op de hoogte blijven van zijn of haar accountstatus zonder te worden gestraft met een te late vergoeding. Dit stimuleert tijdige betalingen, het vermindert ook de onhandigheid van de follow-ups.
Sterker nog, als dit een lopend project gaat worden, kun je terugkerende betalingen instellen bij de klant, zodat niemand van jullie de factuur vergeet.
5. Pas elk van de facturen van uw klant aan
Persoonlijk kan ik niet tegen generieke berichten. Ze zijn niet alleen onpersoonlijk, ze zijn ongelooflijk eenvoudig over het hoofd te zien. Als ik me zo voel, stel je dan eens voor hoe je klant zich voelt als hij die saaie, koude factuur opent die weinig tot geen details bevat.
Het verzenden van aangepaste facturen met de naam van de klant, contactgegevens, aangevraagde betalingsinformatie zoals het inkoopordernummer, het EIN-nummer (Employer Identification Number) en een specificatie van de services, geeft hen het gevoel een VIP te zijn sinds u de tijd heeft genomen om de factuur aan te passen..
Maar u kunt altijd een stap verder gaan en een beetje meer personalisatie toevoegen door een handgeschreven "dank u" notitie op te nemen, of een link toevoegen naar een deel van de inhoud dat de klant waardevol zou kunnen vinden voor zijn eigen type bedrijf. Als ze bijvoorbeeld hebben aangegeven dat ze geïnteresseerd zijn in bitcoin, stuur hen dan een inleidend artikel waarin deze cryptocurrency wordt uitgelegd.
6. Bied incentives aan
Dit is een eenvoudige en effectieve manier om uw klant te motiveren om de factuur op tijd te betalen. Bovendien maakt het ze speciaal. Zelfs als het een korting van slechts 2% is, is het totale bedrag van de factuur voldoende om de klant te motiveren om een betaling uit te voeren.
Naast het aanbieden van een korting, kunt u uw klant stimuleren door:
- Korting op toekomstige werkzaamheden.
- Winkel tegoed
- Een cadeaubon aanbieden voor de producten of services van een partner.
- Promotionele swag.
7. Laat ze zich gewaardeerd voelen
We hebben verschillende keren gezinspeeld op deze strategie, maar als u uw klanten tevreden wilt houden, laat hen dan waardevol voelen.
Dit omvat alles van:
- Als ze onlangs een promotie of verjaardag hadden gekregen, bevestig dat dan in het berichtgedeelte van de factuur.
- Geef ze persoonlijke aandacht.
- Altijd "please" en "thank you" zeggen op uw facturen.
- Luisteren naar hun feedback of suggesties.
- Vermelding van uw huidige aanbiedingen.
8. Verras uw klanten niet
Als je je realiseert dat een baan meer tijd, moeite of materiaal gaat kosten, laat dit dan zo snel mogelijk weten. Elke verandering in de taakstatus betekent meestal dat dit de kosten van het project verhoogt. U moet beschikbaar zijn om deze wijziging onmiddellijk met uw klant te bespreken, zodat deze niet blind wordt wanneer ze de factuur openen.
Wees zo gedetailleerd en transparant mogelijk tijdens deze discussie om elke verrassing te voorkomen. Als de client zich goed voelt met deze wijzigingen, zorg dan dat u deze schriftelijk ontvangt. Sommige klanten voelen zich misschien een beetje beledigd door iets op schrift te moeten zetten.
Soms is het gemakkelijker voor jullie als je de informatie op papier zet en ze gewoon moeten tekenen voor de nieuwe schatting. Of u de factuur nu opmaakt of ze doen, neem de oorspronkelijke kosten en vervolgens de kosten buiten de scope op.
9. Wees kristalhelder
Leg van tevoren alles uit met de klant en wees zo gedetailleerd mogelijk op uw facturen. Als u bijvoorbeeld geen prominente vervaldatum of gewenste betalingsmethode opneemt, kunt u niet verwachten dat de klant de factuur betaalt zodra deze is ontvangen. Ze weten immers niet wanneer de betaling wordt verwacht of hoe ze deze moeten betalen.
Glashelder zijn voorkomt misverstanden en zorgt ervoor dat het betalingsproces snel verloopt.
10. Verlies nooit uw evenwicht
Wat als u het bovenstaande advies heeft gevolgd, maar de klant de vervaldatum heeft gemist? Je zult die betaling moeten vervolgen. Doe dit echter zonder boos te worden of "snippie".
Totdat u de omstandigheden kent, kan er een eenvoudige verklaring zijn waarom de betaling achterstallig is. Was de factuur per ongeluk misplaatst of had de klant een familie-noodgeval? Verbrand die brug niet met de client omdat je er automatisch van uitgaat dat het een 'deadbeat' is.
Nogmaals, het gebruik van automatisering zal klanten herinneren wanneer een betaling nadert en zal de klant vervolgens "pingen" totdat de factuur is betaald.
Als dat niet werkt, neem dan contact op met de klant door hem te bellen of te e-mailen en te vragen of er iets mis is. Als ze een nieuwe klant zijn en niet reageren, begrijpen ze mogelijk niet hoe u zaken doet. Spring nog steeds niet naar conclusies.
Als ze een klant zijn waar je altijd last van hebt gehad, moet je misschien de tactiek aanpassen. Als ze u veel verschuldigd zijn of enkele maanden achterstaan, moet u mogelijk juridisch advies inwinnen. Soms moet u de factuur naar verzamelingen sturen. Maar dat is een laatste inspanning.
Het achterlaten van betalingsachterstanden is frustrerend, verlies nooit je evenwicht. Gebruik nooit bedreigende of agressieve taal.
Geef uw cliënt de kans om zichzelf uit te leggen, wees vastberaden, direct en op voorhand over eventuele late vergoedingen of implicaties van het missen van de vervaldatum vanaf het begin.
Opnieuw gepubliceerd met toestemming. Origineel hier.
Afbeelding: Due.com
Meer in: Uitgever Kanaal Inhoud Commentaar ▼
