Een goede telefoonetiquette is essentieel voor het presenteren van een professioneel imago en het soepel laten verlopen van een kantoor. Het juiste is om de nuances goed te krijgen, omdat een telefoongesprek meestal de eerste kennismaking van een klant met het bedrijf is. Deze zelfde ongeschreven regels zijn ook van toepassing op collega-relaties, waarbij een onbeleefde persoon gemakkelijk een anders harmonieuze omgeving kan verstoren. Het leren van de basisregels van de telefoonetiquette op kantoor zal je later niet langer in verlegenheid brengen.
$config[code] not foundKondig jezelf prompt aan
Laat bellers bij het beantwoorden van uw identiteit niet naar uw identiteit gissen. Reageer met uw volledige naam en de formele bedrijfsgroet, als uw werkgever erom vraagt. Een receptie-receptionist kan bijvoorbeeld iets zeggen als: "Goedemorgen, dit is Jane Doe aan het spreken, hoe kan ik u helpen?" Eet of kauwgom nooit terwijl u aan het bellen bent. Als de beller een bericht achterlaat, herhaalt u de gegevens hardop, zodat hij weet dat u ze begrijpt. Noteer de tijd en datum van elke oproep voordat u de berichtbon inlevert.
Houd uw luidspreker tegen
Beperk luidsprekertelefoons tot privé-instellingen zoals conferentiegesprekken, waarbij het volume achter gesloten deuren gemakkelijk te regelen is. Houd ze uit cellen of open ruimtes om storende collega's te vermijden. Zorg er bij het zakendoen voor dat alle partijen weten dat u een luidspreker gebruikt en dat u hun toestemming krijgt voordat u begint. Zodra een vergadering is afgelopen, moet u ervoor zorgen dat u de luidsprekertelefoon werkelijk hebt losgekoppeld om te voorkomen dat niet-deelnemers onophoudelijke opmerkingen horen die u of anderen maken.
Video van de dag
Gebracht door jou, geboren door SaplingSloot de koptelefoons
Houd koptelefoons of Bluetooth-headsets op uw bureau wanneer u het voor langere tijd verlaat, zoals het gebruik van het toilet of het nemen van een persoonlijke pauze in een gemeenschappelijke ruimte. Anders zullen collega's moeite hebben om je aandacht te trekken, omdat ze geen idee hebben of je een telefoongesprek voert.Het dragen van oortelefoons of een koptelefoon wanneer je ze niet gebruikt is ook onbeleefd, omdat het suggereert dat je niet bereid bent om met andere mensen om te gaan.
Verlaag het volume
Verlies nooit uw omgeving uit het oog wanneer u aan het bellen bent. Spreek te allen tijde in stille, conversationele tinten - maar verlaag je stem als collega's geïrriteerde blikken vertonen, adviseert Barbara Pachter, een loopbaancoach die werd geïnterviewd in het artikel van oktober 2013 van Business Insider: 'Acht telefonische etiquetteregels voor elke professionele gebruiker'. Volg vergelijkbare regels voor apparaten zoals mobiele telefoons. Laat ze in trilling om verstoring van de werkfuncties te voorkomen en kies normale beltonen. Collega's delen bijvoorbeeld niet jouw voorliefde voor abrasieve hiphop of speed metal.
Let op uw voicemails
Vermeld uw naam, titel en instructies voor bellers in voicemail-begroetingen. Volg de gebruikersrichtlijnen van uw werkgever. De universiteit van de Stille Oceaan vereist bijvoorbeeld dat werknemers hun begroetingen regelmatig bijwerken - zodat bellers zich niet afvragen of een werknemer nog op vakantie is. Wees bondig in uw spraakberichten, omdat de ontvanger mogelijk geen tijd heeft om meer te horen dan alleen basisgegevens. Zeg echter langzaam uw telefoonnummer, zodat de beller het bericht niet steeds opnieuw hoeft af te spelen.
