De heilige graal van projectmanagement: tijd en geld besparen en toch een geweldig, kwalitatief hoogstaand project realiseren. Het is een doel dat elk bedrijf wil bereiken, maar veel doen dit om vele redenen niet. Of het nu gaat om gebrek aan middelen, gebrek aan budget of gebrek aan kennis, maar al te vaak laten bedrijven projecten volledig uit de hand lopen qua reikwijdte, budget of een van de vele andere manieren waarop projecten vaak ontsporen.
$config[code] not foundDus hoe gewoon is het probleem van niet-beheerde projecten, en wat nog belangrijker is, wat is de sleutel om dit te voorkomen?
Hoe een project een albatros wordt
Een paar jaar geleden heeft de European Services Strategy Unit een studie uitgevoerd om te bepalen hoeveel projecten het budget overschreden en wat bedrijven op de lange termijn kosten. Hun bevindingen waren extremer dan voorspeld:
- Totale waarde van contracten - $ 47,65 miljard dollar.
- Kostenoverschrijdingen bedroegen $ 14,54 miljard dollar.
- 57% van de totale contracten (105) kende kostenoverschrijdingen.
- 33% van de totale contracten (105) liep grote vertragingen op.
- 30% van het totale contract (105) werd beëindigd.
Een soortgelijk onderzoek gepubliceerd door de Harvard Business Review-analyse van in totaal 1.471 IT-projecten - vond dat de gemiddelde overschrijding 27% was. Hoewel dat alleen al substantieel is, bleek uit de studie dat één op de zes projecten hun budget met gemiddeld 200% overschreed en hun schema's met bijna 70% overschreed.
Wat was de oorzaak van deze problemen? De HBR-studie vond dat een aantal factoren de schuld waren. Maar veel van hen kwamen neer op slechte planning en een gebrek aan informatie. Sommige bedrijven onderschatten de kosten en tijd die een bepaald project met zich meebracht. Anderen kochten hun eigen marketinghype, versimpelden eenvoudig wat erbij betrokken was en overschatten hun eigen mogelijkheden.
Het Happy Medium vinden
Het moet vanzelfsprekend zijn dat een goede projectplanning een must is. Maar wat betekent dat precies?
Hoewel verheven doelen in de fase van het voorstel misschien goed klinken, kunnen ze desastreus zijn voor de duur van het project. Hoe groter en langer het project, hoe meer ruimte er is voor te hoge doelen die moeten worden gemist en het project overschrijdt zijn budgettaire en tijdsbeperkingen.
Maar zelfs met de beste planning, gebeuren onvoorziene dingen. Dit kan van alles zijn, van een door de cliënt aangevraagde wijziging van de scope tot onvoorziene wijzigingen op de markt die aanpassing vereisen.
Een van de beste manieren om te bezuinigen op projectkosten en slechte budgettaire planning, is door eenvoudig de tijd en uitgaven per project te volgen voor de betrokken werknemers. Door dit te doen, krijgen projectmanagers een nauwkeuriger schatting van de projectomvang en wat er wordt uitgegeven met betrekking tot tijd aan het project en werkelijke uitgaven voor het project. Tracking-tijd kan ook onthullen welke werknemers een kleine duwtje of meer begeleiding nodig hebben om het project met bekwaamheid nauwkeurig af te ronden.
Vaker wel dan niet, overschrijdt een project zijn doelstellingen vroeger dan later. Helaas volgen veel projectmanagers blindelings de geschetste cursus en doen ze heel weinig analyses om ervoor te zorgen dat tussendoelen worden opgesteld in lijn met budgettaire en planningsdoelen. Als u 10% van de projectdoelen hebt bereikt, maar 15% van het budget hebt verbruikt, is er geen reden om aan te nemen dat de trend zal veranderen zonder tussen te komen en aanpassingen te doen. Zonder aanpassingen aan te brengen, zou je kunnen verwachten dat bij 20% van het werk het project 30% van het budget heeft verdragen enzovoort. In dit tempo kost het, tegen de tijd dat het project is voltooid, 150% van het toegewezen budget.
Enkele richtlijnen om te overwegen
Bij elk project is het van cruciaal belang dat er mijlpalen zijn vastgesteld om de gemaakte voortgang te evalueren en te zien hoe die voortgang overeenkomt met de parameters en doelen van het project. Hoe eerder dit gebeurt, hoe sneller potentiële problemen worden ontdekt en er aanpassingen kunnen worden aangebracht om het project op schema te houden.
Vergeet niet om regelmatig in contact te blijven met medewerkers van het project voor het geval dat ze een beetje opheldering nodig hebben tijdens de mijlpalen. Dit houdt niet alleen het project op het goede spoor, maar voegt ook cohesie toe aan de inspanningen van de groep.
Met een goede planning en zorgvuldige opvolging kan uw bedrijf voorkomen dat het een ongelukkige statistiek is en het doel bereiken om tijd en geld te besparen en tegelijkertijd een kwalitatief hoogwaardig product of een uitstekende service te leveren.
Foto's ontmoeten via Shutterstock
2 Opmerkingen ▼
