Zakelijke etiquette voor het ondertekenen van documenten en letters evolueert met elke technologische vooruitgang, maar sommige zaken vragen nog steeds om traditionele methoden om aan te geven dat je hebt geschreven of dat je het document en de inhoud ervan accepteert. Best practices en de juiste etiquette voor handtekeningen omvatten niet alleen weten wanneer te ondertekenen, maar ook hoe een document moet worden ondertekend.
Handtekening als bewijs
Als u uw John Hancock op een document plaatst, kan dit de memo zijn die u feitelijk bij uw akkoord hebt vastgelegd met een document en alles wat het bevat, inclusief eventuele contractuele overeenkomsten. Naast het toevoegen van uw handtekening aan een document betekent het plaatsen van uw initialen in gebieden waar u of een andere partij wijzigingen aanbrengt, dat u de wijzigingen accepteert, zelfs als deze met de hand worden geschreven als een wijziging van de formele overeenkomst.
$config[code] not foundOndertekenen voor iemand anders
In gevallen waarin de auteur van een document het niet kan ondertekenen, suggereert een goede zakelijke etiquette dat het is toegestaan voor de persoon die het document heeft opgesteld of een andere gemachtigde partij om namens de auteur te tekenen. Bijvoorbeeld, een administratieve assistent die een brief transcribeert die haar baas meteen wil verspreiden, kan de naam van haar baas ondertekenen als haar baas niet op kantoor is om haar eigen handtekening op de brief te zetten. In dit geval, als de naam van de assistent Mary Smith is en de naam van de baas is van Jane Doe, is de juiste manier voor Mary om het document te ondertekenen: "Jane Doe / signed by ms" of simple, "Jane Doe / by ms," which betekent dat Mary ondertekent bij de afwezigheid van Jane.
Video van de dag
Gebracht door jou, geboren door SaplingWanneer natte handtekeningen vereist zijn
Technologie biedt ons de mogelijkheid om documenten te ondertekenen zonder een pen op papier te zetten. Wanneer u een document in inkt tekent, wordt dit een 'natte' handtekening genoemd. Veel officiële documenten, zoals federale contracten, persoonlijke attesten of documenten die een notaris ondertekenen, vereisen een natte handtekening. In gevallen waarin een notaris haar handtekening en zegel plaatst, geeft dit aan dat de persoon die ondertekent het document is wie zij beweert te zijn - de handtekening van een notaris getuigt niet van de juistheid van de inhoud van het document en of de ondertekenaar goed tekent het document.
Elektronische handtekeningen
Elektronische en digitale handtekeningen besparen tijd en geld. Met deze opties hoeft u geen papieren kopieën heen en weer door te geven, documenten via e-mail te verzenden en niet de Amerikaanse postdienst of een faxmachine uit de jaren 90. Verschillende leveranciers bieden methoden om uw elektronische of digitale handtekening aan een document te koppelen; Het is echter het beste om te vragen of dit type handtekening acceptabel is voordat je de moeite gaat nemen om er een te maken, alleen om te ontdekken dat je het document echt moet ondertekenen met een inktpen.
Het is persoonlijk
Teken de letter altijd in inkt als u een felicitatiebrief schrijft aan een collega of een aanbeveling doet aan een van uw medewerkers. Een digitale handtekening is gewoon niet hetzelfde als het uw bedoeling is om waardering uit te drukken voor iemand die goed werk levert of uw persoonlijke gedachten uitdrukt. Veel mensen hechten meer waarde aan een handgeschreven brief omdat het laat zien dat de schrijver de extra stap heeft gezet om haar persoonlijke wensen uit te breiden.
