Zakelijke etiquette beïnvloedt hoe andere mensen u op de werkplek waarnemen - inclusief collega's, supervisors en klanten. Als u wordt gevraagd om de notulen voor een vergadering te maken, is het belangrijkste om ze te bewaren duidelijk, beknopt en nauwkeurig.
Voorbereiding en basisbeginselen
Wanneer u een zakelijke bijeenkomst bijwoont, moet u er vroeg op zijn en moet u voorbereid zijn op alle taken die u op de vergadering mag uitvoeren. Als u de notulen bijhoudt, heeft u uw account nodig notebook of computer klaar, samen met andere noodzakelijke items zoals pennen of opnameapparatuur. Aanwezigheid wordt opgenomen in de notulen, dus bereid een inlogvel voor van tevoren. Het aanmeldingsvel moet de naam van elke deelnemer bevatten en een spatie om aankomsttijden te markeren.
$config[code] not foundHoewel het tegen de zakelijke etiquette is om andere sprekers op een zakelijke bijeenkomst te onderbreken, wordt van de notulist verwacht dat hij nauwkeurige aantekeningen bijhoudt van wat er tijdens de vergadering is gezegd en gedaan. Eventuele formele bewegingen moeten woordelijk worden vastgelegd. Spreek in en stel opheldering als u iets niet goed genoeg hebt begrepen of begrepen om het nauwkeurig te kunnen vastleggen.
Het is de taak van de persoon die de vergadering leidt om een agenda te maken en de vergadering op schema te houden. Als de vergadering afwijkt van de vastgestelde agenda, moeten de notulen dit weerspiegelen. Het is altijd mogelijk dat u op een dag wordt gevraagd om duidelijk te maken wat er tijdens een vergadering is gebeurd. Wat er ook gebeurt, u moet ervoor zorgen dat uw minuten nauwkeurig beschrijven wat er echt is gebeurd en in welke volgorde.
Minuten-nemen Etiquette
Vergaderminuten zijn niet alleen aantekeningen voor het gemak van de mensen die de vergadering hebben bijgewoond. De notulen van een vergadering zijn een juridisch dossier van wat werd gedaan op die vergadering volgens een artikel van de geregistreerde parlementariër Nancy Sylvester.
U hoeft niet elk detail van wat er is gezegd op te nemen. Behalve voor officiële moties, vat gewoon de inhoud samen. Neem alleen details op die in de toekomst nog steeds van belang zijn voor iedereen die in de minuten kijkt. Gebruik trefwoorden om de kern van elke discussie samen te vatten.
Vermijd commentaar, persoonlijke mening of beschrijvende taal in de notulen. Niet alleen zijn deze subjectief, maar ze kunnen later het onderwerp van uw opmerkingen in verlegenheid brengen. U kunt bijvoorbeeld een notitie toevoegen: "Mijnheer Smith verliet de vergadering om 14:45 uur", maar u moet het niet zeggen als: "De heer Smith werd boos op mevrouw Jones en stormde de vergadering uit."
Om onnodig commentaar te voorkomen, probeer de emotionele toon van de vergadering op geen enkele manier te beschrijven. Bijvoorbeeld: "Jones drong erop aan dat de verkoopcijfers in het volgende kwartaal zullen verbeteren" is te subjectief en zou beter kunnen worden geformuleerd als "Mevrouw Jones zei dat de verkoopcijfers in het volgende kwartaal zouden moeten verbeteren." Laat de feiten voor zichzelf spreken.
