In de bedrijfswereld maken routinebrieven deel uit van essentiële communicatiepraktijken tussen bedrijven, klanten en verkopers. Een zakelijke brief wordt gebruikt als een middel om belangrijke informatie aan de ontvanger te verstrekken over alle wijzigingen, updates of nieuws die een organisatie moet delen. Zakelijke brieven zijn formele documenten en moeten als zodanig op professionele toon worden geschreven. Opmaaknormen zijn ook van toepassing om ervoor te zorgen dat zakelijke brieven consistent en professioneel zijn.
$config[code] not foundOpen uw schrijftoepassing op uw computer. Routine zakelijke brieven moeten worden getypt, niet met de hand geschreven. Maak een leeg document en sla het op in uw computerbestanden.
Spatie ongeveer zes velden vanaf de bovenkant van de pagina. U wilt de kamer boven aan uw brief achterlaten voor het briefhoofd van uw bedrijf, waarop de brief wordt afgedrukt. Typ de datum helemaal links op de pagina. Noteer de datum, bijvoorbeeld '16 september 2011' in plaats van '9/16/11'.
Verplaats twee spaties naar beneden vanaf de datum. Typ de naam van de geadresseerde, gevolgd door zijn professionele titel. Als u bijvoorbeeld de brief aan de CEO van een bedrijf richt, schrijft u 'John Smith, CEO'. Sla een regel over en schrijf de naam van de organisatie van de ontvanger. Sla een andere regel over en voeg het volledige adres toe waarnaar de brief wordt verzonden.
Typ uw aanhef twee vakken lager dan het binnenadres. Voor een gewone zakelijke brief is een passende aanhef "Geachte heer Smith" gevolgd door een dubbele punt.Je moet altijd een persoonlijke titel opnemen, zoals "Dr.", "Ms." en "meneer", tenzij u het geslacht van de ontvanger niet kent. Als je niet zeker bent van het geslacht van de ontvanger, houd hem dan neutraal door de persoonlijke titel te verwijderen en de volledige naam in de aanhef te gebruiken, dus het gaat "Beste Chris Smith."
Sla één regel over en begin met de hoofdtekst van uw brief. Formatteer de body met een links uitvullende, block-instelling zodat je alinea's er netjes uitzien. Typ de tekst van uw brief op een beknopte en professionele manier. Je belangrijkste punt moet helemaal aan het begin worden vermeld. U zou kunnen schrijven: "Deze brief is het antwoord op de fusie tussen …" Vermijd het toevoegen van pluis en vullers aan de tekst van uw brief. Ontvangers willen alleen lezen wat ze moeten weten.
Laat een lege regel tussen alinea's als de hoofdtekst langer is dan één alinea.
Sluit de zakelijke brief door 'Bedankt', 'Hartelijk' of 'Met vriendelijke groet' te zeggen. De sluiting zou een spatie moeten gaan na de laatste regel in je lichaamsparagraaf. Sla vier regels over en typ je naam. De lege ruimte wordt gebruikt voor uw natte handtekening zodra de letter is afgedrukt.
Maak een lijst van alle bijlagen die u bijvoegt. Sla een regel na uw getypte naam over en schrijf bijlagen, gevolgd door een dubbele punt en vervolgens de naam van het document of de documenten die u samen met de brief verzendt.
