Protocol is de term die wordt gebruikt om de formaliteiten en beleefdheden te beschrijven die de relaties tussen instellingen smeren. Het meest gebruikelijk in een context van internationale relaties, organisaties observeren vaak protocollen wanneer een VIP een officieel bezoek brengt. Het Amerikaanse ministerie van Buitenlandse Zaken heeft een protocolafdeling die belast is met het faciliteren van staatsbezoeken en het verzekeren van de vlotte ontvangst van hoogwaardigheidsbekleders in het hele Amerikaanse ambassadesysteem. Overheids- en stadsbesturen hebben ook vaak protocolkantoren, net als militaire commando's.
$config[code] not foundHet adviseren van personeel
Een essentiële taak voor protocolmedewerkers is het adviseren van organisatiemedewerkers over etiquette en beleefdheden die worden verwacht tijdens officiële bezoeken. Ze kunnen bijvoorbeeld richtlijnen voor de douane publiceren over buigen, handen schudden, omgaan met het andere geslacht en geschenken uitwisselen voor kantoren die bezoeken verwachten van buitenlandse hoogwaardigheidsbekleders.
Hoffelijkheid uitbreiden
De taak van protocolmedewerkers kan onder meer zijn: het genereren van welkomstbrieven, het regelen van kleine geschenken en tokens van waardering of het voeren van telefoontjes om de reisplannen van hoogwaardigheidsbekleders te vergemakkelijken. Af en toe kunnen protocolmanagers uitgebreide ceremonies plannen die de aankomst van buitenlandse functionarissen markeren. Staatsdiners zijn een belangrijke en frequente protocolfunctie in het Witte Huis, bijvoorbeeld.
Video van de dag
Gebracht door jou, geboren door SaplingEvenementen plannen
Een goed begrip van de evenementenlogistiek helpt protocolmedewerkers om hun rol als evenementplanners te vervullen. Functionarissen moeten ook oordeelsvermogen, evenwichtigheid en interpersoonlijke vaardigheden oefenen als ze communiceren met alle betrokkenen.
Follow-up uitvoeren
Na bezoeken van hoogwaardigheidsbekleders zorgen protocolagenten vaak voor een goede follow-up met bedanknoten en tokens van waardering, zoals herdenkingsfoto's, plaquettes en trofeeën. Het doel van deze follow-up is om de hoogwaardigheidsbekleders een gevoel van goede wil te geven.
