Er zijn nu meer dan 11.000 btw-rechtsgebieden in de Verenigde Staten
Voldoen aan deze complexe juridische matrix, elk met zijn eigen set van tarieven, voorschriften en formulieren kan niets minder dan een nachtmerrie voor kleinere e-commerce bedrijven zijn.
Om online retailers bewust te maken van de belangrijkste overwegingen voerde Small Business Trends een exclusief telefonisch interview af met Chris Livingston, Director of Operations en Product Management bij VertexSMB, een bedrijf dat software voor de verkoop en gebruik van belastingautomatisering voor klein tot middelgroot verkoopt. -bedrijven.
$config[code] not foundLivingston schetste de volgende negen overwegingen in deze checklist voor verkoopnaleving:
Checklist voor de naleving van de omzetbelasting
1. Ken uw Nexus
De belangrijkste compliancefactor komt met het kennen van uw 'nexus'.
Nexus gedefinieerd
Nexus - ook bekend als "voldoende fysieke aanwezigheid" - is de term die wordt gebruikt om te bepalen of een bedrijf dat producten in een andere staat verkoopt aansprakelijk is voor het verzamelen van verkopen of het gebruik van belasting in die staat.
Nexus is vereist voordat een rechtsgebied belastingen kan opleggen aan een entiteit. Daarom is het van vitaal belang dat e-commercebedrijven de staten kennen waarin ze voldoende fysieke aanwezigheid hebben.
Bepalen waar nexus bestaat, kan lastig zijn, maar niet-naleving kan kostbaar zijn, in de vorm van audits, boetes en rente.
Wat vormt 'fysieke aanwezigheid'
De fysieke aanwezigheid die Nexus vereist, kan dingen omvatten zoals het hebben van kantoorruimte, werknemers, een magazijn, filialen, inventaris of drop shipping van een derde partij in een andere staat. In sommige rechtsgebieden kan zelfs het hebben van een billboard langs de snelweg een nexus vormen, aldus Livingston.
"In de dagen vóór e-commerce was het weten van jouw nexus eenvoudig en duidelijk", zei hij. "U had een plaatselijke fysieke winkel waar klanten producten kochten en de omzetbelasting betaalden. Nu moet u overwegen waar uw reclameborden zijn, de staten waar uw verkopers wonen en waar u inventaris hebt. "
Click-through en aangesloten Nexus
Met het verschijnen van e-commerce hebben veel staten de 'click-through nexus' en 'affiliate nexus'-wetgeving doorstaan om belasting te heffen op verkopen door online retailers.
Volgens een artikel op de website van het Belastingkantoor, vereist click-through nexuswetgeving meestal dat een verkoper op afstand "in de betreffende staat aan een minimumverkoopdrempel voldoet die het gevolg is van activiteiten van een in-state verwijzingsagent." De verkoper moet " het doen van commissiebetalingen aan de ingezetene voor alle bestellingen die tot stand komen als gevolg van de doorklikverwijzing van de website van de bewoner. "
Affiliate nexus-wetgeving vereist doorgaans dat een wederverkoper op afstand een 'substantieel belang heeft in of in het bezit is van een detailhandelaar binnen de staat en de detailhandelaar dezelfde of een substantieel vergelijkbare productlijn verkoopt onder dezelfde of een vergelijkbare bedrijfsnaam', de artikel gezegd.
2. Verkrijg verkoopbelasting en zakelijke licenties
Zodra verkopers nexus tot stand brengen, moeten ze omzetbelasting en bedrijfslicenties verkrijgen.
"Bijna elke staat vereist dat detailhandelaren zich registreren of een licentie krijgen om omzetbelasting te innen", aldus Livingston. "Zodra verkopers beslissen dat hun winkel een nexus heeft in een bepaalde staat, moeten ze zich registreren om omzetbelasting voor die staat te innen."
Volgens Livingston heeft elk rechtsgebied zijn eigen methode voor het verkrijgen van licenties.
"Verkopers moeten verschillende formulieren indienen bij de verschillende rechtsgebieden," zei hij. "Sommigen vereisen vingerafdrukken, terwijl anderen het RSZ-nummer van de verkoper gebruiken. Omdat sommige licenties kunnen worden verlengd, moeten verkopers bovendien op de hoogte blijven wanneer er verlengingsperioden optreden. "
3. Ken de belastingtarieven
Om over- of onderbelasting van omzetbelasting te voorkomen, moeten e-commercebedrijven de juiste belastingtarieven kennen in de staten en jurisdicties waar ze een nexus hebben.
Sommige staten worden zo gedetailleerd dat de koers bijna op straatniveau verandert, zei Livingston.
Hij noemde een voorbeeld van een bedrijf met laadperrons in twee afzonderlijke straten aan verschillende kanten van het gebouw, elk met een ander belastingtarief.
"Het bedrijf moest constant goed opletten op welke koopwaar van de dock werd geladen", zei hij.
4. Begrijp de regels voor de belastbaarheid van producten
De meeste verkochte items worden beschouwd als tastbare persoonlijke bezittingen (TPP) en worden belast tegen het standaard btw-tarief. Dat is echter niet altijd het geval, zei Livingston.
"Dingen kunnen veranderen als je in de belastbaarheid van producten raakt," zei hij. "Er kunnen bijvoorbeeld speciale regels zijn rond zware machines. Het wordt in sommige rechtsgebieden als TPP beschouwd, maar afhankelijk van het gebruik ervan kan het in andere landen worden vrijgesteld of met een ander tarief worden belast. "
Livingston wees er ook op dat "Software as a Service" (SaaS) feitelijk als een dienst voor belastingdoeleinden wordt beschouwd en, afhankelijk van de locatie waar diensten plaatsvinden, verschillende fiscale gevolgen zou kunnen hebben.
5. Herken het verschil tussen oorsprong versus Bestemming
Als het gaat om intrastatelijke transacties (transacties binnen dezelfde staat), zijn er twee soorten jurisdicties: oorsprong en bestemming.
Sommige staten heffen op basis van waar het product vandaan kwam, terwijl anderen belasting heffen op basis van de bestemming, volgens Livingston.
"Staten zoals Pennsylvania, Arizona en New Mexico heffen belasting op basis van herkomst," zei hij. "Bijvoorbeeld, een verkoop die zijn oorsprong vindt in Tempe (AZ) voor een product dat naar Scottsdale is verzonden, wordt belast met het Tempe-belastingtarief. Andere staten, zoals New Jersey en Louisiana, bepalen het belastingtarief op basis van waar de factuur terechtkomt. Het is niet synoniem over de hele linie. ”
6. Onderhoud vrijstellingscertificaten
Verkopers kunnen ontheffingscertificaten afgeven aan een koper om verschillende redenen, waaronder wederverkoop, 501c3-status, producten die worden gebruikt in het productieproces of worden gebruikt in de landbouw.
"De verkoper moet dat certificaat aanvragen en bewaren in ons bestand om de reden te bewijzen dat hij een transactie niet belast," zei hij. "Daar bestaan verschillende regels voor de rechtspraak. Kopers moeten het certificaat opslaan en onderhouden voor het geval ze ooit worden gecontroleerd. "
Livingston noemde ook een ander gebied waar belastingvrijstellingen bestaan: bedrijfszones.
"Een ondernemingszone is een geografisch gebied dat is aangewezen als een speciale uitzondering voor economische vooruitgang, zoals het bouwen van een nieuw winkelcentrum," zei Livingston. "In dat geval dienen vrijstellingen als stimulans om bedrijven binnen te krijgen."
7. Laad het juiste belastingstype op
Omzetbelasting (intrastatelijke transacties) en gebruiksbelasting van de verkoper (interstatelijke transacties) kunnen verschillen, dus het is belangrijk om te weten welk type belasting wordt geheven.
"Verschillende transacties vereisen verschillende soorten belasting, ofwel omzetbelasting of gebruiksbelasting van de verkoper", aldus Livingston. "Omzetbelasting heeft betrekking op intrastatelijke transacties en kan één tarief hebben, terwijl de gebruiksbelasting van de verkoper, die betrekking heeft op transacties tussen staten, een andere kan hebben."
Op basis van het belastingtype moeten verkopers het juiste tarief in rekening brengen en het juiste formulier invullen wanneer het tijd is om de belasting over te maken.
"Verkopers kunnen soms hetzelfde formulier gebruiken voor beide belastingtypen, maar moeten mogelijk verschillende formulieren gebruiken, afhankelijk van het rechtsgebied," zei Livingston. "Het is belangrijk dat ze correct indienen om boetes en rente te voorkomen."
8. Ken het risico op retouren
"Er zijn omzetbelastingspecifieke rendementen, specifieke belastingaangiften van de verkoper en specifiek btw-rendement voor de consument," zei Livingston. "Het vinden, gebruiken en correct indienen van deze formulieren is een lastige en zware taak gevuld met potentiële fouten en risico's. Elektronische archivering en elektronische betalingen voegen gewoon meer risico toe en werken aan het proces. "
Livingston wees er ook op dat een klant die iets kocht van een online winkel die geen nexus had en geen belasting aanrekende, mogelijk de gebruiksbelasting moet betalen over de aankoop.
9. Begrijp Audittriggers
Het laatste item op de lijst heeft te maken met audits, iets wat geen handelaar in de elektronische handel wil, maar volgens Livingston op een bepaald moment moet ondergaan. Daarom moeten retailers begrijpen welk type acties een audit in gang zetten.
"Een aanzienlijk percentage vrijgestelde verkopen, grote veranderingen (toe- of afname) in omzetbelasting en late indiening kunnen allemaal een audit activeren", zei Livingston."Het is geen kwestie van of je wordt geauditeerd, maar wanneer. De belastingman komt. "
Livingston heeft kleine e-commercebedrijven geadviseerd om samen te werken met een vertrouwde belastingadviseur, hetzij een CPA, hetzij een btw-expert, om een beter inzicht te krijgen in het nalevingsproces.
"Naleving van de omzetbelasting is een zeer complexe kwestie die de hulp van iemand met knowhow vereist," zei hij. "Handelaren zouden er verstandig aan doen advies te krijgen van een vertrouwde adviseur."
Print deze controlelijst voor verkoopnaleving uit om de belangrijkste overwegingen voor de geest te houden:
Download het nu!
Meer in: Populaire artikelen 4 Reacties ▼
