De notulen van de vergadering van een vereniging of organisatie zijn het officiële verslag van de actie die door het bestuur van de groep is ondernomen, maar ze zijn niet bedoeld als een all-inclusive transcriptie. Te veel details kunnen een verwarrend beeld geven van wat een vergadering tot stand heeft gebracht en misinterpretatie uitlokken. De sleutel om passende vergaderminuten te schrijven is om beknopt en nauwkeurig te zijn en de standaardpraktijken te volgen.
$config[code] not foundBegin de notulen met de naam van de organisatie en noteer de datum en de locatie van de vergadering. In de notulen moeten alle aanwezige leden van de raad van bestuur, de aanwezigheid van een quorum en het tijdstip waarop de vergadering werd geroepen om te bestellen worden vermeld. De secretaris moet ook de tijd registreren wanneer bestuursleden te laat komen of vroeg vertrekken om een duidelijk overzicht te hebben van wie er aanwezig was toen er stemmen werden genomen.
Volg de agenda om items af te vinken die als eerste verschijnen, zoals correcties en toevoegingen aan de notulen van de vorige vergadering, acceptatie van een rapport van een penningmeester of presentatie van commissieverslagen die geen verdere actie vereisen. Voor schriftelijke rapporten, zoals een update van de penningmeester, voegt u eenvoudigweg het verslag bij de notulen in. Voor mondelinge rapporten, kort samenvatten.
Leg de essentie vast van welke actie een bord neemt, maar niet een lopende dialoog van discussie tussen de bestuursleden. Wanneer een beweging is gemaakt, leg dan vast wie de beweging heeft gemaakt en wie heeft gestemd, en de uitkomst van de stemming. Noteer andere acties die tijdens de vergadering zijn genomen en die niet aan stemming onderworpen zijn, zoals de bestuursvoorzitter die taken toewijst voor een aanstaande verenigingsbijeenkomst, bestuursleden die vrijwilligerswerk doen voor commissieleden en discussies over toekomstige activiteiten. De notulen moeten een beknopte samenvatting van elke andere discussie bevatten.
Vat de kwesties samen die onder het agendapunt 'Nieuwe handel' worden genoemd. Hoewel de nieuwe onderneming van alles kan zijn, moeten de notulen vooral het onderwerp weergeven, wie het heeft opgeworpen en eventuele richtlijnen van de president of het bestuur om het probleem aan te pakken of erin. "
Beëindig de notulen met de datum, tijd en plaats van de volgende vergadering. Dien de notulen in volgens de aanwijzingen van de voorzitter of de voorzitter van het bestuur, zoals online of in een daartoe bestemde archiefkast.
