Het bijhouden van gegevens is tegenwoordig een essentieel onderdeel van veel bedrijfstypen. Of u nu in een medisch kantoor, universiteit, advocatenkantoor of een andere instelling werkt, het beheren van de formulieren die deze bedrijven draaiende houden, is vaak een voltijdse baan op zich. Soms kan de hoeveelheid papierwerk die door de organisatie wordt gegenereerd, overweldigend lijken. Veelvoorkomende problemen waarmee records worden geconfronteerd, kunnen worden verlicht door systemen te hebben om deze aan te pakken.
$config[code] not foundLost Records
Verloren records kunnen variëren van een klein ongemak voor bedrijven tot een enorme inspanning die maanden of zelfs jaren kost om op te lossen. Als klanten bijvoorbeeld regelmatig documenten van het bedrijf opvragen en u ze niet tijdig (of helemaal niet) kunt verstrekken, riskeert u in de toekomst het verlies van hun bedrijf. Als belangrijke documenten nodig zijn voor een juridische kwestie, zoals het verdedigen van het bedrijf tegen een rechtszaak, kan het niet leveren van de juiste documenten enorme sommen geld kosten, of zelfs de ontbinding van het bedrijf betekenen. Een manier om te voorkomen dat records verloren gaan, is door een gedetailleerd organisatie- en opslagproces.
Organisatie vastleggen
Een goede bestandsorganisatie is een van de hoekstenen van goed archiefbeheer. Meestal organiseren bedrijven chronologische bestanden op jaarbasis en vervolgens alfabetisch op naam van de klant. Naast papieren kopieën van de records van uw bedrijf, is elektronische opslag een haalbare optie die zowel ruimte als tijd bespaart die uw bedrijf voor andere doeleinden kan gebruiken. Maar zelfs als u ervoor kiest om het merendeel van de waardevolle bestanden op de computers van uw organisatie op te slaan, hebben papieren kopieën hun plaats in de opslag en organisatie van records. Originele documenten, zoals documenten met notariële handtekeningen, moeten vaak een aantal jaar of soms voor onbepaalde tijd worden bewaard.
Video van de dag
Gebracht door jou, geboren door SaplingRecordopslag
Afhankelijk van het type bedrijf waarvoor u gegevens bijhoudt, en ook hoe lang het bedrijf heeft gewerkt, is er mogelijk onvoldoende ruimte voor alle archiefvakken met formulieren die u moet bewaren. Een mogelijke oplossing voor dit probleem is om geen externe records bij te houden. Overweeg hoe lang uw bedrijf echt nodig heeft om deze formulieren bij de hand te hebben. Voor federale belastingdoeleinden kan het merendeel van de documenten na een bepaalde periode worden weggegooid, zoals voorgeschreven door de Internal Revenue Service (IRS), afhankelijk van het type aangifte dat is ingediend (zie het gedeelte Bronnen). Verschillende bedrijven, zoals juridische en medische kantoren, zijn verplicht om klantgegevens slechts een bepaald aantal jaren te bewaren, afhankelijk van de staat waarin ze actief zijn. Een andere oplossing is om records op te slaan in een aparte faciliteit, zoals een huuropslageenheid. Op deze manier nemen ze geen waardevolle ruimte in beslag bij uw bedrijf, die u zou kunnen gebruiken om de organisatie te runnen. Houd er echter rekening mee dat dergelijke eenheden duur kunnen zijn, afhankelijk van het aantal records dat u moet opslaan.
