Kleine bedrijven moeten op de hoogte zijn van het vaste en variabele tarief (FAVR) omdat het is ontworpen om werknemers die hun voertuigen voor zakelijke doeleinden rijden terug te betalen. De meeste bedrijven gebruiken de meer vertrouwde IRS-standaard voor zakelijke kilometers, maar FAVR presenteert nog een meer precieze optie.
Small Business Trends nam contact op met Craig Powell, CEO van Motus, om dieper in te gaan op hoe dit tarief kleine bedrijven ten goede kan komen. Hij begon met het geven van een overzicht op hoog niveau van wat FAVR is en wat het doet.
$config[code] not foundWat is FAVR en waarom is het belangrijk
"Fixed and Variable Rate (FAVR) is een IRS-inkomstenprocedure (2010-51) die was ontworpen om werknemers belastingvrij te vergoeden voor zowel de vaste (verzekering, licentie en registratierechten) en variabele (brandstof, onderhoud) kosten in verband met rijden voor het bedrijfsleven, "schreef Powell.
"Er is een algemeen gebrek aan bekendheid rond FAVR, aangezien de meeste bedrijven hun werknemers vergoeden met behulp van de meer algemeen bekende IRS-standaard voor zakelijke kilometers, die wordt gebruikt om de aftrek voor het besturen van een persoonlijk voertuig voor zakelijke doeleinden te berekenen."
Hoe verschilt FAVR van IRS-mijlstandaards
Powell ging verder met beschrijven hoe FAVR erkent dat het besturen van een eigen auto voor zaken een andere set kosten met zich meebrengt dan het besturen van een bedrijfsvoertuig.
Hij beschrijft hoe dit percentage alle berekeningen voor vergoeding in vaste en variabele categorieën uitsplitst. Het is specifieker en houdt ook rekening met de fluctuaties in bedrijfcycli.
Waarom is FAVR nauwkeuriger
"FAVR is de meest accurate terugbetalingsoplossing omdat het een aangepaste vergoeding biedt aan elke mobiele medewerker op basis van hun lokale kosten en zakelijke kilometers, die van maand tot maand kunnen verschillen."
Wat zijn enkele andere voordelen
Een ander voordeel van het gebruik van FAVR is het feit dat de IRS-standaard voor zakelijke kilometers fouten kan maken bij de terugbetaling van werknemers, omdat de kosten op een bepaalde dag kunnen schommelen. De bestaande standaard voor zakelijke kilometers loopt het risico dat werknemers te veel of te weinig worden vergoed.
Een van de problemen met de IRS-standaard is dat er geen gegevens in realtime worden gebruikt, maar gemiddeld uit eerdere cijfers. Powell legt uit:
Wat zijn de problemen met IRS Mileage Standards
"De IRS-standaard is een tijdstipgemiddelde van de kosten dat wordt bepaald aan de hand van gegevens van voorgaande jaren en niet een werkelijke terugbetalingsgraad. Medewerkers zouden meer kunnen uitgeven aan reizen dan dat ze worden vergoed, of aan de andere kant, als de gasprijzen zijn gedaald.
Een van de grote problemen hierbij is dat er geen aanpassingen worden gedaan voor de terugbetaling omdat de gegevens worden gebruikt van het voorgaande jaar.
Wat zijn de gevolgen van een onnauwkeurige vergoeding?
"FAVR daarentegen stelt bedrijven in staat om het volledige scala van kosten voor het rijden op het werk te verantwoorden, zodat werkgevers de vergoedingen specifiek op elke individuele medewerker kunnen afstemmen", schrijft Powell.
Op een ander niveau zijn er nog enkele andere gevolgen voor het onnauwkeurig vergoeden van werknemers. Kleine bedrijven kunnen volgens Powell duizenden dollars per jaar verliezen en er is zelfs het gevaar van rechtszaken tegen class actions.
Welke soorten kleine bedrijven zullen profiteren
"Staten hebben vaak strikte wetten ter bescherming van werknemers die specifieke vereisten voor onkostenvergoedingen of inhoudingen (zoals New Hampshire, Montana en California Labor Code Section 2802)," hij schrijft.
Deze wetten vormden de basis voor talrijke class action-rechtszaken en regelingen van meerdere miljoenen dollars door werknemers voor ongerechtvaardigde vergoedingspraktijken (zie RadioShack, Starbucks, en Uber als voorbeelden). "
Het klinkt allemaal goed, maar wat voor soort kleine onderneming haalt het meeste uit deze flexibele tarieven?
Wat zijn de specifieke vereisten
FAVR heeft een aantal specifieke vereisten waaraan kleine bedrijven aandacht willen schenken. Namelijk, het is voor elk bedrijf dat mobiele werknemers heeft die jaarlijks meer dan 5000 mijl rijden voor zaken.
Dat kan een reeks verkoopmanagers zijn die voor farmaceutische bedrijven naar hun klanten moeten rijden. Kleine bedrijfsconsultants, evenals thuiszorgbedrijven en zelfs verpleegkundigen die patiënten bezoeken, zijn allemaal andere voorbeelden.
Hoe kan FAVR helpen bij de groeiende vraag
Simpel gezegd, het is een geweldige manier om meer specifiek over deze kosten te krijgen en Powell voegt een aantal andere industrieën aan de mix toe.
"FAVR is en zou een effectief hulpmiddel moeten zijn voor restaurants en voedingsfranchisenemers die te maken hebben gehad met een groeiende vraag naar snellere bezorgservice."
Hoe het proces versnellen
Ten slotte wijst Powell erop dat hoewel de IRS het kader voor het verzamelen van de gegevens onder FAVR presenteert, er een paar eenvoudige tips zijn om het proces te versnellen en het allemaal gebruiksvriendelijker te maken.
"Bedrijven kunnen nu gebruik maken van slimme GPS-apparaten, geavanceerde software en uitgebreide oplossingen voor voertuigbeheer om alle zakelijke reisinformatie van hun werknemers op te sporen, te verzamelen en op te slaan, die vervolgens aan de IRS kan worden gemeld zonder bergen papierwerk te creëren. ”
Het is veel efficiënter voor kleine bedrijven om mobiele apps te gebruiken om het aantal kilometers te meten en om onderscheid te maken tussen zakelijke kilometers, woon-werkverkeer en persoonlijke verplaatsingen dan om papieren logboeken te proberen te houden.
Foto via Shutterstock
Reactie ▼
