Een taakbeschrijving voor een administratief assistent schrijven

De taakomschrijvingen van de administratief medewerker moeten op maat worden gemaakt van de behoeften van de persoon en de organisatie die zij zullen helpen. Ze moeten goed nadenken en plannen maken, vooral omdat het als een juridisch contract kan worden beschouwd. Een goede beschrijving geeft een gedetailleerde takenlijst en benchmarks voor de administratieve assistent om aan te werken.

Geef een overzicht van de basiscategorieën voor de taak. Deze moeten de titel (dat wil zeggen administratieve assistent van de VP), afdeling, directe supervisor, algemene toezichtgebieden, taken, arbeidsvoorwaarden en kwalificaties omvatten.

$config[code] not found

Maak duidelijk wie de medewerker moet helpen. Hiermee worden mogelijke kantoorconflicten in de toekomst voorkomen. Als deze assistent een pool van posities heeft, maak dat dan duidelijk. Schriftelijk als deze assistent volledig wordt ingezet naar goeddunken van één uitvoerend lid. Geef ook de commandostructuur en de juiste rapportagestructuur aan.

Definieer de primaire taken. Wees voorzichtig met lui, verzamel alle zinnen voor de taakbeschrijving, zoals 'alle noodzakelijke taken'. Wees specifiek. Kan de administratieve assistent reizen plannen, accommodatie boeken, dicteren, notuleren voor vergaderingen, een kalenderplanning beheren, bestandssystemen organiseren of toezicht houden op andere assistentmedewerkers? Neem deze op in een lijst met opsommingstekens waarbij elke opsomming begint met een actiewerkwoord (onderhouden, sorteren, overzien, maken, definiëren, herinneren, enz.).

Definieer de noodzakelijke kenmerken voor uitstekende prestaties. Deze moeten ook zo specifiek mogelijk zijn. Vraag bijvoorbeeld expertise in Word, Excel en Photoshop in plaats van computerkennis.

Zorg voor een passend niveau van opleiding en ervaring. Dit moet gebaseerd zijn op de specifieke taken die vereist zijn. Voor sommige administratief-assistentposities is niets meer dan een middelbare schooldiploma vereist. Het is echter mogelijk dat een hbo-opleiding in bedrijfsadministratie of een andere officiële secretariaatsopleiding gewenst is. Voor administratieve assistenten op hoog niveau is eerdere ervaring een must.