Dankzij de moderne technologie zijn veel kantoren nu bijna volledig papierloos. Belangrijke documenten worden uitsluitend online gemaakt, ondertekend en verzonden en opgeslagen voor eenvoudige toegang door alle partijen. Hoewel het handig is om al uw zakelijke papierwerk in digitale vorm te hebben, wilt u misschien nog niet van uw printer af. We vroegen een panel van experts van de Young Entrepreneur Council het volgende:
$config[code] not found"Veel zaken worden nu online gedaan en veel documenten worden nooit afgedrukt. Toch zijn er situaties waarin een papieren versie noodzakelijk is. Van welk document moet je altijd een fysieke kopie hebben en waarom? "
Zakelijke documenten die u altijd moet afdrukken
Dit is wat leden van de YEC-gemeenschap te zeggen hadden:
1. Uw bedrijfswaarden
"Door items op papier te laten afdrukken, worden ze altijd een stuk echter. Het vermogen om aan te raken en te voelen, commentaar te geven of zelfs weg te gooien, maakt ze allemaal echter. Persoonlijk vind ik het leuk om je bedrijfswaarden op je bureau te laten drukken en op een muur te hangen, om te dienen als een constante herinnering aan wat je bent (en dat niet bent). "~ Corey Eulas, Factorial Digital
2. Contracten
"Het enige type document waarvan ik vind dat je het altijd online moet hebben afgedrukt en opgeslagen, is elk contract. Dit zijn belangrijke onderhandelingen en juridische documenten, en je weet nooit wanneer je terug moet gaan om ernaar te verwijzen. "~ Jacqueline Marrano, Marrano Solutions, LLC.
3. Licenties, vergunningen en 'Raised Seal'-documenten
"Bewaar kopieën van zakelijke licenties en vergunningen op papier, want vaak zijn hiervoor voorschriften vereist. Ook moeten fysieke documenten van alles met een originele handtekening of een verhoogde verzegeling worden bewaard en ergens veilig worden geplaatst. De reproductie van items met zegels wordt niet correct weergegeven in digitale vorm en wordt door veel entiteiten niet als originele documenten beschouwd. "~ Blair Thomas, eMerchantBroker
4. Noodplannen
"Het is belangrijk om een fysieke kopie te bewaren van alle informatie of procedure die nodig is als een noodgeval computertoegang onmogelijk maakt. Dit kan onder meer betrekking hebben op noodcontactinformatie, brandveiligheidsprocedures, kantoorevacuatieprocedures en bedrijfscontinuïteitsplannen. "~ Roger Lee, Human Interest
5. Uw doelen
"Ik gebruik pen en papier niet meer. Alles is opgeslagen op mijn computer of mijn mobiele apparaat. Ik geloof ook dat ik groen ben en op papier snij. Maar als ik elk stuk papier zou afdrukken, zouden het mijn doelen zijn. Ik heb een lijst met driemaandelijkse, jaarlijkse, driejarige en 10-jarige doelen die ik elke maand evalueer om er zeker van te zijn dat ik op schema ben. "~ Jean Ginzburg, Ginball Digital Marketing
6. Je CV
"Het enige document waar je altijd een fysieke kopie van zou moeten hebben, is je cv. Het is altijd goed om je CV bij je te hebben als referentie in een interview. Het laat ook zien dat je voorbereid bent en neemt de gelegenheid serieus. "~ Vladimir Gendelman, Company Folders, Inc
7. Wachtwoorden
"Bewaar een fysieke kopie van alle relevante wachtwoorden die u de hele dag door gebruikt. Die informatie moet waarschijnlijk helemaal niet online worden opgeslagen, om de kans op hacking of identiteitsdiefstal te voorkomen. "~ Andrew Schrage, Money Crashers Personal Finance
8. Voorraadcertificaten
"Bij het uitgeven van aandelen aan zakenpartners of werknemers is het belangrijk om zowel een papieren versie als een digitale kopie te bewaren voor het geval de papieren versie verloren gaat. Doorgaans krijgen werknemers een papieren versie zodra ze hun optie hebben uitgeoefend om de aandelen te kopen. "~ Syed Balkhi, WPBeginner
9. Alle bestanden die cruciaal zijn voor uw activiteiten
"Er zijn verschillende soorten documenten die handig zijn om in druk te bewaren. Deze omvatten ondertekende klantcontracten, personeels-HR-bestanden en halfjaarlijkse beoordelingen, onze bedrijfsbeleidhandboeken (één per werknemer), onze kernwaarden (met trots gehangen), visuele dashboards voor verkoop, belangrijke driemaandelijkse doelvorderingen en de vereiste bedrijfsresultaten, verzekering en door de staat gemandateerde HR-boekingen. "~ Joe Beccalori, Interact Marketing
10. Betalingsbewijzen
"Hoewel digitale bonnen groot zijn, is het nog steeds goed om de bonnen te kunnen afdrukken wanneer dat nodig is om fiscale redenen of voor andere documentatie." ~ Serenity Gibbons, NAACP
11. Uw visitekaartje
"Ik houd visitekaartjes altijd bij de hand. Je weet nooit waar of wanneer je iemand zult ontmoeten terwijl je op pad bent en wie later contact met je wil opnemen. Ik bewaar een stuk of 10 op verschillende locaties, zoals mijn tas, jas, auto, portemonnee, paspoort, bureau en thuis. Zorg er ook voor dat je kaarten net zo gedenkwaardig zijn als jij. Het is gemakkelijk om ze te verliezen, dus doe wat je kunt om iets te ontwerpen dat je eigenheid weerspiegelt. "~ Karlo Tanjuakio, GoLeanSixSigma.com
Foto via Shutterstock
4 Opmerkingen ▼
