Niemand wil leren over het overlijden van een medewerker, maar als u dat doet, moet u een plan hebben voor hoe u en uw bedrijf het zullen behandelen. Dit plan moet een lijst met formulieren bevatten die u nodig hebt om de begunstigde, het gezin of de uitvoerder van de werknemer te sturen, en de stappen die u moet nemen voor en na het uitreiken van het laatste salaris van de werknemer. Staatswetten hebben de neiging om federale richtlijnen te volgen, maar vraag het na bij uw staat om er zeker van te zijn.
$config[code] not foundOp tijd van huren
Voeg een begunstigingsformulier toe aan het papierwerk van alle nieuw aangenomen werknemers. Door dit formulier in te vullen, maakt een medewerker bekend wie haar laatste salaris zou moeten ontvangen in het geval zij sterft terwijl zij in dienst is. Herinner de werknemers er elk jaar aan het formulier te herzien om ervoor te zorgen dat de informatie actueel is en in lijn blijft met de wensen van de werknemer. Als uw werknemer geen begunstigde aanwijst, kunt u het laatste salaris aan een executeur of nabestaanden uitgeven, op voorwaarde dat zij de noodzakelijke papieren hebben, zoals een originele testamentaire of administratieve brief, een gewaarmerkte kopie van de overlijdensakte en de toepasselijke W -9 Formulier.
Na het leren van de dood van een werknemer
Nadat u kennis heeft gekregen van het overlijden van een medewerker, moet u een pakket met informatie voorbereiden en verzenden naar het gezin van de werknemer en / of de begunstigde. Dit pakket moet informatie bevatten over eventuele voordelen, de formulieren die moeten worden ingevuld en, indien nodig, portvrije retourenveloppen, contactinformatie en informatie over nog verschuldigde lonen en wanneer deze zullen worden betaald. Stel de salarisadministratie onmiddellijk op de hoogte van het overlijden van de werknemer. Deze afdeling moet het loon van de medewerker bevriezen en elke directe storting stoppen totdat het de nodige papieren heeft ontvangen, waaronder een overlijdensakte en een formulier W-9 voor de begunstigde of nalatenschap. De salarisadministratie moet ook het bedrag van het laatste salaris berekenen, inclusief lonen en andere soorten beloningen, zoals vakantietijd of opgebouwde ziektetijd, indien van toepassing. Als u een salarisverwerkingsservice gebruikt, moet u deze mogelijk een gewaarmerkt afschrift van het overlijdensakte van de werknemer geven voordat het laatste loon van de werknemer wordt verwerkt. Deze stappen zijn belangrijk omdat een bank de bankrekening van de overledene kan bevriezen, wat van invloed kan zijn op de ontvangst van het laatste salaris.
Video van de dag
Gebracht door jou, geboren door SaplingDe definitieve betaling verwerken
Als de werknemer een salaris heeft ontvangen, maar nog niet heeft betaald, moet u de betaling op de cheque stopzetten en een nieuwe cheque voor dat bedrag aan de begunstigde of nalatenschap van de werknemer geven. Als de werknemer een salaris voor uitstaande inkomsten verschuldigd is, moet u deze afgeven aan de begunstigde of de nalatenschap van de werknemer. Controleer de staatswetten die van toepassing zijn op speciale voorwaarden waaraan moet zijn voldaan voordat u het laatste salaris betaalt.
Het inkomen rapporteren aan de IRS
Voor lonen die zijn verschuldigd en uitbetaald in hetzelfde kalenderjaar als het overlijden van de werknemer, moet u het loon opnemen in het formulier W-2 van de werknemer en ook het bedrag van het laatste loon melden in formulier 1099-MISC op naam van de begunstigde of executeur. Als de lonen betaalbaar zijn na het jaar waarin de werknemer sterft, geef dan geen W-2 op naam van de werknemer uit voor het jaar waarin u het laatste salaris uitbetaalt. Geef in plaats daarvan de begunstigde of uitvoerder een formulier 1099-MISC met het bedrag van het laatste salaris. U kunt kopieën van deze formulieren krijgen van de IRS, die ook aanvullende richtlijnen kunnen bieden voor het invullen en uitgeven van deze formulieren.
