De zakenwereld lijkt te draaien op een as van vergaderingen - maar niet alle vergaderingen zijn productief. Investeer tijd in het plannen van een productieve sessie om ervoor te zorgen dat uw vergaderingen de klus klaren. Denk goed na over wat u moet bereiken en wie moet deelnemen.
Bepaal doelstelling en doelgroep
Stel een doel voor de bijeenkomst en maak het kort en duidelijk vermeld. Maak bijvoorbeeld een korte lijst met opsommingspunten die specifieke doelen beschrijven. Het doel van uw vergadering kan zijn om belangrijke informatie te communiceren, beslissingen te nemen, problemen op te lossen of acties toe te wijzen. Een beknopte en to-the-point doelstelling helpt de organisator van de vergadering bepalen wie aan de vergadering moet deelnemen. Stel een lijst met genodigden op door elk doel af te stemmen op teamleden wiens aanwezigheid het mogelijk maakt om het doel daadwerkelijk te bereiken.
$config[code] not foundStel de agenda in
Stel de agenda van de vergadering in op basis van elk doel in de doelstelling. Als het doel is om de start van een project te communiceren, stel dan een agendapunt in dat identificeert wie die informatie zal presenteren en hoe de informatie zal worden gedeeld, bijvoorbeeld door een PowerPoint-presentatie. Als het doel is om acties toe te wijzen, stelt u een agendapunt in dat beschrijft hoe toewijzingen zullen worden gemaakt. Bij elk doel moeten een of meer agenda-items er rechtstreeks mee worden uitgelijnd.
Video van de dag
Gebracht door jou, geboren door SaplingSelecteer de datum en tijd
Selecteer een datum en tijd voor een vergadering op basis van de beschikbaarheid van de leider van de vergadering en de meest kritische genodigden. Hoe groter de lijst met genodigden, hoe moeilijker het is om een dag en een tijd te vinden waarop iedereen beschikbaar is. Accepteer een tijd die zoveel mogelijk schema's bevat. Neem tijdzones voordat u de tijd instelt. Als sommige genodigden deelnemen via de telefoon of internet, houd dan rekening met hun werktijden en die van uzelf. Om 1 uur vergadering in Eastern Standard Time is een lunch-uur bijeenkomst in Central Standard Time. Diezelfde vergadering is om 2 uur in Tokio.
Kies de locatie
Zoek een vergaderruimte die het mogelijk maakt om alle agendapunten te bereiken. Kies een ruimte die groot of klein genoeg is om het aantal verwachte bezoekers comfortabel te laten passen. Een kamer met plaats voor 40 is een slechte keuze voor een vergadering met 10 personen. Op dezelfde manier wil je niet dat een menigte zo in elkaar knijpt dat het nodig is om extra stoelen in te brengen.
Schik materialen en incidenten
Als presentaties worden verwacht, zorg er dan voor dat de ruimte is uitgerust met een projector. Zo niet, maak dan een afspraak om een projector mee te nemen - zorg er ook voor dat je iets hebt om op te projecteren, zoals een scherm of een witte muur. Vergeet niet om rekening te houden met de beschikbaarheid van andere incidentele posten, zoals witte borden met droog uitwisbare markeringen, flip-overs en luidsprekertelefoons voor deelnemers buiten de locatie. Voor vergaderingen van meerdere uren, zorg voor eten en drinken, zodat deelnemers gefocust blijven op het onderwerp in plaats van op hun maag.
Verwittig de genodigden
Informeer genodigden van de vergaderingsdoelen, datum, tijd en locatie ruim van tevoren zodat ze zich goed kunnen voorbereiden. In de meeste gevallen verdient een kennisgeving van minstens een week de voorkeur. Gebruik de agendasoftware op de werkplek om een afspraak te sturen naar alle genodigden. Veel programma's waarschuwen genodigden een paar minuten of een paar dagen voor de vergadering of passen de meldingen aan uw behoeften aan.
