Bureaumanagementmedewerkers helpen kantoormedewerkers. Ze onderhouden records en archiveringssystemen en zijn vaak verantwoordelijk voor gegevensinvoer.Ze kunnen een database van klanten of inventaris bijhouden en correspondentie voor mailing produceren, en ze lezen en doorsturen e-mail naar de juiste afdeling. Het algemene doel van elke kantoorbeheerder is om het werk van zijn leidinggevende gemakkelijker te maken.
Database management
Van een stafmedewerker kantoormedewerkers wordt doorgaans niet verwacht dat ze een database opbouwen, maar zal wel verplicht zijn om details in te voeren en in staat te zijn om records op te roepen die aan bepaalde criteria voldoen. Ze moeten ook rapporten produceren op basis van database-informatie. Deze rapporten worden meestal doorgegeven aan hogere medewerkers of gepresenteerd in een conferentie.
Correspondentie voorbereiden
Correspondentie kan een individuele brief zijn of een nieuwsbrief bestemd voor alle klanten. Medewerkers van de kantooradministratie moeten memo's en aankondigingen voorbereiden en deze naar alle personeelsleden sturen. Van kantoorpersoneel wordt verwacht dat ze e-mailvragen behandelen en ofwel antwoorden, de e-mail doorgeven aan de betreffende afdeling.
Video van de dag
Gebracht door jou, geboren door SaplingSchedule Management
Het boeken van afspraken, het plannen van conferenties en het informeren van het personeel van schema's betekende traditioneel dat alle afspraken in een centraal dagboek moesten worden genoteerd en wekelijkse of dagelijkse updates naar het personeel moesten worden gestuurd. Nu wordt de meeste planning elektronisch voltooid met programma's voor gegevensbeheer, zoals Outlook, iCal of Eudora. Hierdoor kan een medewerker van de kantooradministratie verschillende kalenders elektronisch bijwerken en publiceren. Dit stelt andere personeelsleden in staat om de kalenders tegelijkertijd te controleren en zo nodig bij te stellen.
Beantwoord telefoons
Kantoormedewerkers beantwoorden telefoons en handelen klanten af of dragen ze over naar een afdeling die beter geschikt is om hun vragen te beantwoorden. Het is ook de taak van het kantoorpersoneel om gedetailleerde berichten samen met de contactgegevens van de beller op te nemen.
