Ik schreef in mijn laatste column over de nieuwe Amazon Kindle eBook-lezer en zei:
$config[code] not found"We hebben allemaal angstvallig gewacht tot de prognoses van 'papierloos kantoor' zijn uitgekomen, maar deze belofte lijkt een waanidee te zijn die ongrijpbaarder is dan ooit. '
Maar misschien is het papierloze kantoor in zicht. Ja, ik heb geluisterd naar degenen die blijven zeggen dat het papierloze kantoor nog steeds een droom is. Maar ik denk dat de sleutel hier is om te streven naar en te werken aan vooruitgang in het bevrijden van papier, niet de perfectie om dat uiteindelijke doel te bereiken. Het juiste gegevensbeheersysteem kan de bruikbaarheid van papier combineren met de snelheid van nieuwe informatie en technologie.
Als ondernemers en eigenaren van kleine bedrijven willen we de hoeveelheid papier die we gebruiken elimineren omdat het gewoon te veel tijd (en geld) kost om te produceren, organiseren en terugvorderen. Als u dit doet, kunt u uw bedrijf veel geld besparen en kunt u ook meer geld verdienen.
Met de huidige toename van informatie, we moeten informatie beschikbaar maken voor onszelf en anderen in de snelheid van de wereld van vandaag.
Bekijk de manier waarop papier en bestanden worden verwerkt in uw bedrijf.
Als je net als ik bent, zou ik zo brutaal zijn om te suggereren dat wat je vindt je niet gelukkig zal maken.
Je hebt misschien wel het meest georganiseerde kantoor ter wereld, maar de tijd die het kost om je administratie te systematiseren en deze manier van organiseren te ondersteunen, vertaalt zich in echte dollars - uren die kunnen worden uitgegeven aan R & D en marketing.
Gebruik je een 'stapels' systeem van archiveren, zodat dingen netjes worden opgeborgen zodat je precies weet waar alles is? Denk aan de fysieke rommel die dit veroorzaakt, evenals de schuldgevoelens die u voelt, omdat u altijd de behoefte voelt om deze stapels 'door te nemen' - om er op zijn minst voor te zorgen dat u iets niet bent vergeten.
Als papieren bestanden je kantoor begraven, kan "papierloos gaan" een goede optie zijn. Maar wat betekent papierloos worden voor uw bedrijf? Het gaat om het nemen van de beslissing om het te doen en niet om terug te draaien. Het betekent dat al die bestanden in de computer worden gescand en dat het personeel wordt opgeleid om de digitale bestanden te gebruiken.
Nu kunnen die papieren die vroeger van de ene medewerker naar de andere of van uw bedrijf naar een klant of perspectiefcliënt moesten worden verzonden, overal worden bekeken waar ze nodig zijn. Uw bedrijf kan vele uren en eindeloze dollars aan productiviteit en efficiëntie alleen besparen.
De realiteit is dat uw kantoor altijd papier gebruikt. De term 'papierloos' is te hoog van een standaard om te bereiken. Sommige mensen moeten dingen afdrukken om ze te kunnen lezen. Je zult dingen afdrukken om met je mee te nemen en aan anderen te laten zien. Niet elke presentatie kan op maat worden gemaakt voor PowerPoint. Je zult niet van die printers af raken.
Maar u zult de archiefkasten, of ten minste een aantal ervan, kwijtraken wanneer u bestanden naar uw computer scant en nieuwe bestanden op de computer maakt, en de noodzaak om deze bestanden constant te ordenen.
Hier zijn 4 dingen om rekening mee te houden bij het papierloos gaan:
1. Bij het scannen van bestanden is een speciale documentscanner essentieel.
2. Bij het opslaan van bestanden is de beste en meest universeel geaccepteerde manier in PDF-indeling of in een draagbaar documentformaat. Dit is een stabiel formaat dat ervoor zorgt dat het bestand er precies zo uit ziet als op papier. Het kan online worden gelezen of afgedrukt, neemt weinig ruimte in beslag en is eenvoudig te maken met software die beschikbaar is bij Adobe.
3. Als u uw bestanden digitaliseert, hebt u een vaste schijf nodig die speciaal is bedoeld voor uw nieuwe "archiefkast" en een goed systeem voor gegevensback-up. Technische professionals stellen voor om twee draagbare harde schijven te hebben. Je back-up elke week naar de andere, en neem de back-up naar een externe locatie, zoals een bankdeposito box.
4. Als u uw computers niet op een LAN (Local Area Network) hebt, moeten deze worden aangesloten zodat iedereen toegang heeft tot de bestanden. Het opzetten van een draadloos netwerk kost ongeveer $ 25-50 per computer, plus $ 75-100 dollar voor de "hub" of centrale router voor vier computers.
De meeste mensen hebben geen problemen om digitale bestanden te bekijken en te onderhouden. Waar jij en je medewerkers misschien moeite mee hebben, is wennen aan het nieuwe archiverings- en informatiebeheersysteem. Breng iedereen aan boord in termen van de bestandsprotocollen. Hoe moeten de mappen worden gelabeld? Hoe moeten bestanden een naam krijgen? Het is essentieel dat iedereen dezelfde normen hanteert. Bepaal wat die zullen zijn en print exemplaren voor iedereen. Maak een kopie beschikbaar op het bedrijfsnetwerk.
Papierloos gaan is een kwestie van keuze: het is een bewuste levensstijl en een beslissing in werkstijl. Het is er een die, wanneer volledig toegewijd aan, uw productiviteit, efficiëntie en effectiviteit kan verhogen, evenals de hoeveelheid afval kan verminderen die een ieder van ons produceert.
Heb je de beslissing gemaakt om papierloos te gaan?
* * * * *
