Wat zijn de vaardigheden voor algemene kantoorrechten?

Inhoudsopgave:

Anonim

Als u op zoek bent naar een kantoorbaan, weet u misschien niet wat werkgevers bedoelen als ze algemene kantoorvaardigheden vragen. Hoewel elke werkplek uniek is, zijn er algemene taken waarvoor wordt verwacht dat algemene kantoorhulp wordt uitgevoerd. Hoe meer vaardigheden u een potentiële werkgever kunt bieden, hoe groter uw kansen op het krijgen van de baan die u wilt. Of het nu gaat om een ​​algemene kantoorassistent, een algemene kantoorklerk of een algemene kantoormedewerker, hier zijn enkele vaardigheden waar werkgevers het meest naar op zoek zijn bij de uitvoering van algemene kantoorwerkzaamheden:

$config[code] not found

Typen

Werkgevers verwachten meestal dat u minimaal 60 woorden per minuut (wpm) typt. Als je gewend bent je vrienden berichten te sturen met je duimen en een smartphone, lijkt de gedachte om alle 10 de vingers en een volledig toetsenbord te gebruiken misschien ontmoedigend. Als je op school hebt leren typen, kun je met enige oefening je snelheid opbouwen. Open een tijdschriftartikel of een boek en kopieer wat u leest. Verzend e-mails naar familie en vrienden om te oefenen met het typen van volledige zinnen en het proeflezen van uw werk. De snelkoppelingen en afkortingen die u gebruikt wanneer u nonchalant met vrienden communiceert, zijn niet acceptabel voor zakelijke correspondentie.

Zelfs als je nooit hebt leren typen, kun je jezelf lesgeven via een van de gratis tutorials die online beschikbaar zijn. Nadat je hebt geleerd waar je je vingers moet plaatsen, gaat het erom zoveel mogelijk in de praktijk te brengen om je snelheid en nauwkeurigheid te verbeteren.

Gegevensinvoer

Denk aan het invoeren van gegevens als typen op een numeriek toetsenbord. Het toetsenblok, ook wel een numeriek toetsenblok, een numeriek toetsenblok of een 10-sleutel genoemd, is een gedeelte van een standaard computertoetsenbord. Meestal staat het rechts van de alfanumerieke toetsen, het lijkt op een rekenmachine. Als u bekwaam bent met het numerieke toetsenblok, zult u merken dat het een stuk sneller en efficiënter is om getallen in te voeren dan de rij met toetsen boven het alfabet.

Om te beginnen, bekijk enkele van de gratis tutorials online. Nauwkeurigheid is uiterst belangrijk, omdat getallen en numerieke reeksen uniek zijn. Er is geen spellingscontrole of autocorrectie, dus u moet er zeker van zijn dat u elke keer de juiste informatie invoert.

Video van de dag

Gebracht door jou, geboren door Sapling

Filing

Indienen is meer dan alleen uw ABC kennen.De meeste mensen herkennen eenvoudig de beginletter in een bestandsnaam en zien dat 'paard' vóór 'iglo' staat. Het kan een beetje lastiger zijn als je naar de tweede of derde letter moet kijken wanneer de beginletters hetzelfde zijn. Bijvoorbeeld, "paard" komt na "handig" omdat "o" komt na "a." Omdat zowel 'paard' als 'huis' dezelfde eerste en tweede letters hebben, moet je naar de derde letter kijken. "Paard" komt voor "huis" omdat "r" voor "u" komt.

Voordat technologie gebruikelijk was in kantooromgevingen, betekende archiveren het beheer van papieren documenten. Het archiveren kan ook het opslaan en ophalen van digitale documenten omvatten.

Telefoon

Moet u een glimlach op uw gezicht toveren om telefonisch met klanten te praten? Het antwoord is ja, want je glimlach komt door je stem wanneer je spreekt. Hoewel het belangrijk is om te weten hoe u oproepen doorverbindt en gesprekken in de wacht zet, is het belangrijkste onderdeel van telefoonvaardigheden het vermogen om prettig te zijn en kalm te blijven, zelfs als de beller gefrustreerd, ongeduldig of gewoon grof is. Als de persoon die de telefoon beantwoordt, bent u mogelijk het eerste contact van een klant met het bedrijf. De eerste indruk die u maakt, is die ervoor zorgt dat klanten terug blijven komen.

Microsoft Office

Microsoft Office is een reeks softwareprogramma's die zijn ontworpen voor verschillende soorten gegevensbeheer. De drie meest gebruikte zijn Word, Excel en Outlook. Word is een tekstverwerkingsprogramma dat wordt gebruikt voor het maken van documenten zoals brieven, flyers, brochures, memo's en andere vormen van geschreven materialen. Excel is een spreadsheetprogramma voor een verscheidenheid aan toepassingen, zoals het beheren van voorraad, het maken van werkschema's voor medewerkers en het bijhouden van uitgaven. Outlook wordt gebruikt voor e-mail, het bijhouden van individuele en groepsagenda's, het beheren van taken en enkele andere organisatorische functies. Net als bij typen en gegevensinvoer zijn er veel online tutorials beschikbaar om u te helpen de software te leren. Als u meer diepgang wilt betrachten, bieden veel community colleges en extensieprogramma's cursussen zonder sleutel voor Microsoft Office die u in enkele avonden kunt voltooien.

Kantoormachines

Kantoormachines omvatten computers, kopieermachines, multiline-telefoons, faxmachines, shredders en frankeermachines. De basisbewerkingen van elk type machine kunnen verschillen afhankelijk van het merk en het model van de machine. Er wordt van u niet verwacht dat u grote reparaties uitvoert, maar algemene kantoormedewerkers zijn vaak verantwoordelijk voor routine-onderhoud, zoals het vervangen van papier en inkt in de machines die ze gebruiken.

Zachte vaardigheden

Zachte vaardigheden kunnen moeilijk te kwantificeren zijn, maar ze zijn essentieel in de bedrijfswereld. Overweeg de volgende vaardigheden en hoe ze voor een werkgever een troef kunnen zijn:

  • Aanpassingsvermogen
  • Samenwerking
  • Leiderschap
  • Beheer
  • Multitasking
  • Prioriteiten stellen
  • Probleemoplossing
  • samenspel
  • Tijdsbeheer

Volgens Robert Half, een internationaal HR-bedrijf, kan het bewijs van soft skills de balans in uw voordeel geven wanneer uw vaardigheden en ervaring vergelijkbaar zijn met die van andere kandidaten. Sommige wervingsmanagers zeggen dat soft skills nog belangrijker zijn. Technische vaardigheden worden gemakkelijk aangeleerd. Het is veel moeilijker om interpersoonlijke en beslissingsvaardigheden aan te leren. Wanneer je je cv schrijft of over jezelf praat tijdens een sollicitatiegesprek, markeer je je soft skills met behulp van zinsneden als deze:

  • "Succesvol jongleerde met meerdere projecten en deadlines"
  • "Leidde een team van 3 personen dat het aanvraagproces en het beheer van begeleidend papierwerk stroomlijnde"
  • "Heeft voorrang gegeven aan meerdere projecten in een snel tempo"
  • "Altijd projecten op tijd of vóór de deadline voltooid"
  • "Consequent doorlopen op werkverplichtingen, leidend tot promotie en grotere verantwoordelijkheid"
  • "Implementatie nieuw systeem om ophaaltijd met 20 procent te verminderen"

Onderwijsvereisten

Er zijn geen formele onderwijsvereisten voor een algemene kantoorpositie. Veel mensen betreden het veld met een middelbare schooldiploma. Afhankelijk van de werkgever kan een universiteit of zelfs een diploma vereist zijn. Werkgevers willen weten dat u het werk kunt doen. Voor de meesten zijn uw administratieve vaardigheden en kwalificaties belangrijker dan een specifiek diploma. Elke organisatie heeft zijn eigen doelen en procedures. Naast je basisvaardigheden, leer je wat je moet weten wanneer je aan het werk bent.

Werkomgeving

Algemene kantoormedewerkers zijn te vinden in verschillende omgevingen, van kleine bedrijven tot grote bedrijven. Algemene kantoorhulp is nodig in vrijwel elke denkbare bedrijfstak, waaronder academische instellingen, gezondheidszorginstellingen, overheidsinstanties, organisaties met winstoogmerk en non-profitorganisaties. De meerderheid van de algemene kantoormedewerkers zijn vrouwen. Ongeveer een op de vier werkt parttime.

Salaris en Job Outlook

De gemiddelde beloning voor een algemene kantoormedewerker is $ 15.14 per uur of $ 31.500 per jaar. Mediane beloning is het cijfer waarbij de helft van het beroep meer verdient en de helft minder verdient. Salarissen variëren sterk afhankelijk van de werkgever, geografische locatie, jarenlange ervaring en opleiding en vaardigheden. Het Amerikaanse Bureau of Labor Statistics voorspelt weinig of geen banengroei voor algemene kantoormedewerkers tot 2026. Dat betekent niet dat je geen baan kunt vinden. Het betekent alleen dat er niet veel nieuwe banen worden gecreëerd. Technologie heeft de efficiëntie van kantoormedewerkers vergroot, dus er zijn niet zoveel mensen nodig als in vorige generaties. Toch zijn er nieuwe algemene kantoormedewerkers nodig voor diegenen die met pensioen gaan of hun baan om andere redenen verlaten.

Een kantoorbaan krijgen met weinig of geen werkervaring

Algemene kantoormedewerker is vaak een instapniveau. Het is een goede plek om te beginnen als u voor het eerst aan het personeel bent of na een lange afwezigheid. Het is ook een goede plek om te beginnen als u velden wijzigt en u niet beschikt over de ervaring die rechtstreeks van toepassing is op andere taken. Zelfs met weinig of geen ervaring, willen potentiële werkgevers weten dat u de taken en verantwoordelijkheden van de kantoormedewerker die de klus vereist, aankan.

Krijg de aandacht van een potentiële werkgever met een CV dat de vaardigheden die je hebt benadrukt. Er zijn veel goede voorbeelden online. Inclusief prestaties van de middelbare school als je een recente grad bent. Als je stage liep of een zinvol vrijwilligerswerk deed, neem het dan op. Lijst van voltooide cursussen en behaalde certificaten als deze rechtstreeks verband houden met de baan waarvoor u solliciteert. Anders moet je je cv niet voorzien van onnodige informatie om de pagina te vullen. Een klasse in 'Introductie tot computers' is relevant voor bijna elke algemene kantoorpositie. Een klas in "Basic Dog Obedience" verbetert je CV niet, tenzij je solliciteert naar een baan bij een dierenartskantoor of een dierenverzorgingscentrum. Als u echter bent gecertificeerd in EHBO of cardiopulmonaire reanimatie (CPR), kunt u ze vermelden. Die vaardigheden zijn een aanwinst voor een werkgever, ongeacht het bedrijf of de industrie.

Kijk goed naar de vacature van een werkgever en probeer elke vereiste af te stemmen op een demonstratie van uw kennis of vaardigheden. Gebruik uitdrukkingen als "Typ nauwkeurig met een snelheid van 60 wpm" of "Earned certificate in Microsoft Word van ABC Community College."

Het sollicitatiegesprek spijkeren

Het doel van een CV is niet om je een baan te bezorgen. Het is om een ​​sollicitatiegesprek te regelen. Het CV krijgt de aandacht van een potentiële werkgever. Wanneer u persoonlijk met die persoon spreekt, hebt u de mogelijkheid om uw kwalificaties te benadrukken. Het is ook uw kans om vragen te stellen over de functie en het bedrijf. Aangezien de werkgever bepaalt of u geschikt bent voor de taak, moet u bepalen of de klus voor u geschikt is.

Kleed netjes en behoudend voor het interview. U wilt dat een toekomstige werkgever zich concentreert op uw vaardigheden en kwalificaties, niet op een uiterlijk dat meer geschikt is voor een date-avond of een avond bij uw favoriete club. Acceptabele kledij voor een interview kan variëren afhankelijk van de geografische locatie en de werkgever. Als je werkt met een uitzendbureau of een carrière-adviseur, vraag dan wat ze passend vinden. Over het algemeen zijn eenvoudige, bescheiden stijlen in neutrale kleuren zoals marine en grijs het beste.

Controleer de avond voor uw interview of uw kleding schoon en geperst is en of er geen ontbrekende knopen of splitnaden zijn. Controleer ook je schoenen om er zeker van te zijn dat ze schoon en zakelijk gepast zijn. Op de dag van het interview moet je haar schoon zijn en van je gezicht worden gestileerd. Houd sieraden tot een minimum beperkt. Zodra je de baan hebt gekregen, heb je waarschijnlijk enige flexibiliteit in de dresscode van een bedrijf om je stijl te laten zien. Voor het sollicitatiegesprek wil je echter dat de focus ligt op je mogelijkheden, niet op je kleding

Kijkend naar de toekomst

Een baan als algemeen kantoorbediende kan leiden tot andere functies en hogere lonen. Met ervaring wordt u mogelijk gepromoot binnen het bedrijf. Mogelijk vindt u dat u gekwalificeerd bent om een ​​manager te zijn met toezichthoudende verantwoordelijkheden over een of meer algemene kantoormedewerkers. Hoewel technologie de aard van kantoorwerk heeft veranderd, vertrouwen veel organisaties nog steeds op gekwalificeerde algemene kantoormedewerkers om ervoor te zorgen dat zaken soepel verlopen. Algemene kantoormedewerkers zijn essentiële ondersteuningsmedewerkers die andere werknemers in staat stellen hun werk te doen.