Administratief personeel dient als ondersteuning voor afdelingen binnen een bedrijf. Ze voeren een breed scala aan taken uit en verwerken het grootste deel van het papierwerk dat binnenkomt in een bedrijf. Het administratieve personeel op kantoor beantwoordt de telefoons en begroet bezoekers. Ze verwerken het papierwerk en archiveren de nodige documenten op de juiste locaties.
Receptie en receptioniste taken
Veel kantoren zijn bemand met receptionisten en assistenten die telefoons beantwoorden en inkomende oproepen screenen. Ze moeten informatie over het bedrijf kennen om vragen te beantwoorden. Ze routeren oproepen en nemen berichten wanneer medewerkers niet beschikbaar zijn. Veel bedrijven ontvangen grote hoeveelheden telefoontjes en receptionisten moeten ze goed en effectief kunnen afhandelen. Medewerkers bij de frontdesks begroeten alle bezoekers, collega's en klanten die het bedrijf bezoeken. Ze screenen en moeten onmiddellijk bepalen welk type toegang de bezoeker nodig heeft. Ze zijn verantwoordelijk voor het contacteren van beveiliging wanneer een bezoeker uit het gebouw moet worden geëscorteerd.Sommige medewerkers onderhouden afsprakenlogboeken met informatie over wie ze op bepaalde momenten kunnen verwachten en waar ze naartoe kunnen worden gestuurd.
$config[code] not foundOmgaan met papierwerk
Taken met papierwerk variëren afhankelijk van de aard van het bedrijf. In medische settings moeten records worden aangemaakt, bijgewerkt en gearchiveerd; factureringsinformatie moet worden verkregen; en verzekeringsmaatschappij papierwerk ingevuld en gearchiveerd. In een juridisch kantoor kan de voorbereiding van documentatie voor de advocaten noodzakelijk zijn; sommige advocaten kunnen kantoormedewerkers aansturen om onderzoek uit te voeren met behulp van juridische tijdschriften. In een onderwijsinstelling moet het kantoorpersoneel de studentendossiers bijwerken en lesroosters bijhouden. Sommige personeelsleden moeten mogelijk de salarisinformatie bijwerken en rekeningen betalen. Andere griffiers moeten mogelijk facturen, inkooporders en andere boekhoudkundige documentatie invoeren in computersystemen. Het indienen en scannen van papierwerk zijn andere veel voorkomende kantoorfuncties. Administratief personeel verwerkt ook inkomende en uitgaande post.
Video van de dag
Gebracht door jou, geboren door SaplingCoördineren en plannen
Sommige kantoormedewerkers dienen als ondersteuning voor bedrijfsleiderschap. Die personeelsleden coördineren conference calls en kunnen als supervisors dienen voor ander kantoorpersoneel. Ze kunnen memo's, brieven en andere binnenkomende correspondentie beoordelen voor prioritering. Ze bereiden agenda's voor op aanstaande vergaderingen en transcriberen alle noodzakelijke informatie van vergaderingen en conference calls. Ze dicteren brieven en memo's en organiseren alle benodigde papieren in bestanden. Ze plannen en coördineren reisarrangementen voor het management en kunnen hotels, huurauto's en restaurants boeken.
Kantoorartikelen
Kantoorpersoneel beheert kantoorbenodigdheden meestal in de voorraadkamer van een bedrijf. Mogelijk moeten ze papier bestellen, printerinktcartridges, pennen, potloden, memoblokken, markeerstiften, enveloppen, briefhoofden en andere benodigdheden die nodig zijn om een bedrijf te runnen. Ze bellen met onderhoudsbedrijven om zo nodig faxapparaten en printers te controleren. De aanschaf van nieuwe kantoorapparatuur en installatie is meestal de verantwoordelijkheid van iemand op kantoor.
Salarisinformatie 2016 voor secretaresses en administratieve assistenten
Secretarissen en administratieve assistenten verdienden een mediaan jaarsalaris van $ 38,730 in 2016, volgens het Amerikaanse Bureau of Labor Statistics. Aan de lage kant verdienden secretaresses en administratief medewerkers een 25-percentielsalaris van $ 30.500, wat betekent dat 75 procent meer verdiende dan dit bedrag. Het salaris van het 75ste percentiel is $ 48.680, wat betekent dat 25 procent meer verdient. In 2016 werkten 3.990.400 mensen in de Verenigde Staten als secretaresses en administratieve assistenten.
