Een van de grootste uitdagingen waarmee een organisatie te maken kan krijgen, is door medewerkers tijdschema's in te laten vullen en hun tijd bij te houden.
In een tijdperk van "Big Brother" -warigheid en een verhoogde focus op privacy, kunnen sommige werknemers zich schminken over het idee om rekening te houden met hun tijd, terwijl anderen moeite hebben met het volledig indienen van hun timesheets.
Wat de reden ook is om dit proces te implementeren, of het nu om overheidsconformiteit gaat of om een beter begrip van uw kosten, het eindresultaat is hetzelfde: uw werknemers moeten aan boord gaan en hun tijd bijhouden.
$config[code] not foundLaten we eens kijken naar stappen die een lange weg kunnen banen naar het verkrijgen van medewerkers om urenstaten te voltooien.
Leg uit hoe het komt met beloningen
Een van de belangrijkste stappen om uw werknemers te motiveren, is hen uitleggen waarom het belangrijk is. Dit kan worden gedaan via een beloningssysteem of een positief / negatief bevestigingssysteem.
Een in Brazillia gevestigd bedrijf ging zelfs zo ver dat een biermachine werd geïnstalleerd die pas werd geopend nadat iedereen zijn tijdregistratie correct en op tijd had ingediend.
Maar als u niet met de met alcohol doordrenkte route gaat, is een eenvoudige maar effectieve reden voor uw werknemers om hun urenstaten in te vullen, het enorme voordeel dat het hen persoonlijk oplevert. Er wordt geschat dat de Amerikaanse economie elke dag 50 miljoen factureerbare uren verliest, of $ 7,4 miljard.
Wat verklaart het verlies? Volgens AffinityLive, een bedrijf voor professionele automatisering, is het verlies het gevolg van slechte tijdregistratiemethoden. Het bedrijf zegt:
"Vanwege gebrek aan technologische vooruitgang en slechte gewoonten in tijdregistratie, vond AffinityLive dat 51 procent van de respondenten zelden of nooit de tijd spendeerde aan het lezen en beantwoorden van e-mails, en 28 procent zei hetzelfde voor vergaderingen."
De oplossing? Affinity Live voegt toe:
"Verhuizen van wekelijkse … timesheet-updates naar dagelijks … zou $ 52.000 per professional, per jaar in factureerbare tijd terugkrijgen."
Het resultaat is dat de belangrijkste stap om uw medewerkers hun urenstaten te helpen is, hen helpt te realiseren dat hoe beter ze hun tijd bijhouden, hoe meer factureerbare uren uw bedrijf zal hebben.
Op hun beurt zijn die extra factureerbare uren gelijk aan meer inkomende inkomsten en betere algehele compensatie voor werknemers. Hoe het ook zij, uw werknemers profiteren er rechtstreeks van.
Het gemakkelijk maken
Deze is misschien zo simpel als het gericht houden van uw medewerkers en op de taak. Je zou kunnen volgen in de voetsporen van Iris, een bedrijf dat een programma implementeerde waarbij sites zoals Facebook en Google volledig werden geblokkeerd totdat hun werknemers voltooide urenstaten hadden ingediend.
Hoewel deze methoden misschien hard lijken, zijn ze absoluut effectief in het instellen van een gouden standaard voor eenvoudige en gemakkelijke tijdregistratie van uw werknemers.
Een andere belangrijke stap is om het uw medewerkers gemakkelijk te maken hun urenstaten in te vullen met de nieuwste geautomatiseerde software, inclusief schone en eenvoudige gebruikersinterfaces. Te veel bedrijven vertrouwen op verouderde software of nog erger, niet-gecomputeriseerde methoden om ze te volgen. Toch gebruiken andere bedrijven systemen die zo specifiek en gedetailleerd zijn dat een medewerker een legende nodig heeft om te begrijpen hoe hij zijn tijd moet indelen.
Om deze problemen te voorkomen, probeert u het proces zo veel mogelijk te automatiseren. Moderne software voor tijdregistratie kan van onschatbare waarde zijn om zowel werknemers als managers te helpen bij het stroomlijnen en automatiseren van het proces.
Idealiter zou het invullen van urenstaten niet meer dan enkele minuten per dag in beslag nemen.
Link Timesheets naar betaling
Het lijkt misschien een eenvoudige oplossing, maar soms werken de eenvoudige oplossingen het beste. Wanneer niets anders lukt, maakt u duidelijk dat de betaling afhankelijk is van ingevulde urenstaten.
Zoals HR-professional Suzanne Lucas benadrukt, is er voorzichtigheid geboden bij het gebruik van deze methode:
"Het is illegaal om iemand niet te betalen voor de tijd die je hebt gewerkt, en in sommige staten kun je grote problemen krijgen door een salaris uit te stellen, maar (vraag het aan een advocaat in je land) waarom niet gewoon een deadline stellen en als ze het missen, niet betaald krijgen voor die week tot de volgende ronde van loonstrookjes? Bedenk wat je hen probeert te doen: tijdkaarten invullen zodat ze betaald kunnen worden. "
Als medewerkers echter blijven worstelen met het invullen van hun timesheets, zegt Lucas dat het gedrag "zou kunnen suggereren dat het probleem niet ligt bij ongemotiveerde werknemers, maar met een tijdschema dat disheartens."
Door uitleg te geven over waarom, het voorbeeld te geven, het gemakkelijk te maken en urenregistratie aan betalingen te koppelen, kunnen organisaties een lange weg banen om medewerkers hun urenregistratie te voltooien en hopelijk helpen ze de voordelen ervan te waarderen.
Tijdklokfoto via Shutterstock
1 Reactie ▼
