Public Information Officers zijn de boodschappers voor overheidsinstanties, gemeentelijke diensten en grote openbare instellingen zoals ziekenhuizen en universiteiten. Hoewel PIO's het meest zichtbaar zijn in tijden van crisis of een groot nieuwsevenement, blijven ze continu achter de schermen werken zodat ze meteen klaar zijn om actie te ondernemen. Ze werken vaak lange uren, inclusief weekends en avonden tijdens drukke nieuwsperioden.
Lever informatie
Zoals de functietitel aangeeft, is een public information officer het publieke gezicht van een organisatie. Ze plant en organiseert persconferenties om belangrijk nieuws aan te kondigen of essentiële informatie te verstrekken in een crisis. Ze bepaalt ook hoeveel informatie moet worden vrijgegeven, beantwoordt vragen ter plekke waar mogelijk en biedt updates wanneer de ontwikkelingen veranderen. Soms vereist dit dat de PIO zonder veel vooraankondiging naar een crisis- of evenementsite reist. Ze moet daar details met personeel en leidinggevenden coördineren en de informatie duidelijk en rustig aan het publiek en nieuwsmedia presenteren.
$config[code] not foundMaterialen voorbereiden
Persberichten, toespraken, brochures, brochures, factsheets en andere literatuur worden vaak geschreven door de PIO, hoewel grotere organisaties misschien een assistent hebben die veel van het schrijven doet. In het laatste geval beoordeelt en bewerkt de PIO het werk om ervoor te zorgen dat de berichten consistent zijn, de informatie accuraat is en het beleid in alle stukken wordt gevolgd. Gegevens en materialen moeten up-to-date worden gehouden, zodat ze tijdig kunnen worden verspreid wanneer dat nodig is.
Video van de dag
Gebracht door jou, geboren door SaplingProcedures ontwikkelen
PIO's zijn verantwoordelijk voor het ontwikkelen van richtlijnen voor het verspreiden van informatie en het schetsen van procedures die in een crisis moeten worden gevolgd. Deze richtlijnen moeten periodiek worden herzien met wijzigingen in de organisatie die van invloed kunnen zijn op de vrijgave van informatie, zoals nieuw personeel van de afdeling dat moet worden geraadpleegd of geavanceerdere apparatuur die in een crisis kan worden gebruikt. Updates moeten ook wijzigingen in informatiekanalen omvatten om de snel veranderende technologie weer te geven. PIO's moeten bijvoorbeeld op de hoogte blijven van opkomende sociale media die door meer mensen worden gebruikt als een manier om nieuws snel te ontvangen.
Relaties onderhouden
Een onderdeel van de lopende taak van een PIO is om goede werkrelaties met de media en het publiek tot stand te brengen en die relaties te onderhouden door vragen snel in te vullen, interviews of sprekers te regelen op verzoek en een bekende en betrokken aanwezigheid op community-evenementen te zijn. Een ziekenhuis-PIO zou bijvoorbeeld een gratis beurs voor de volksgezondheid kunnen organiseren, terwijl een politie-afdeling PIO goodwill zou kunnen creëren door op schoolbijeenkomsten met kinderen te praten. Een wijze PIO zorgt ook voor goede interne relaties, zodat andere afdelingen begrijpen dat het nodig is om het publiek aan te spreken en bereid zijn te helpen wanneer daarom wordt gevraagd.
Vaardigheden en vereisten
De meeste PIO's hebben minimaal een bachelordiploma in bedrijfskunde, communicatie, marketing of een gerelateerd vakgebied plus vijf of meer jaar relevante ervaring. Soms heeft een PIO minder ervaring in een openbare informatiepositie, maar meer ervaring in de branche of organisatie. Iemand die bijvoorbeeld al vele jaren op een politiebureau heeft gewerkt, begrijpt zijn werking en terminologie en kan mogelijk naar de PIO-functie gaan. Ideale kandidaten zijn uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatoren en kunnen kalm en professioneel blijven onder stress. Het moeten ook goede teamspelers zijn die zich snel kunnen aanpassen aan nieuwe situaties en anderen kunnen mobiliseren om hetzelfde te doen.
