Virtuele teams zijn de weg van de toekomst. Langzaam maar zeker worden bedrijven van elke omvang wakker met het enorme potentieel dat op afstand inhuren met zich meebrengt.
Wanneer de locatie zelf een non-factor is, kan een bedrijf het beste inhuren van overal in het land, zelfs van de wereld.
Het werkt ook goed voor werknemers. Mensen dringen in toenemende mate aan op een balans tussen werk en privéleven in hun leven, en niemand is een fan van gehaaste ochtenden, dagelijks pendelen of lang achter elkaar aan hun bureau geketend zitten. Volgens minstens één rapport werken millennials het liefst op afstand. Digitale nomaden hebben een hekel aan de conventionele manier van werken en vertrouwen op werken op afstand om hun brood te verdienen terwijl ze de wereld rond reizen.
$config[code] not foundMaar het beheren van virtuele teams brengt zijn eigen reeks uitdagingen met zich mee. U kunt een traditioneel bedrijf zijn met een paar virtuele werknemers of een volledig virtueel bedrijf. Ongeacht of u volledig of gedeeltelijk virtueel bent, hier volgen enkele van onze beproefde tactieken om het werk over continenten en tijdzones te stroomlijnen en ervoor te zorgen dat de werknemers blij en gemotiveerd blijven.
Tactieken voor het beheren van virtuele teams
Houd productiviteit en verantwoordelijkheid op koers
Dit is de grootste uitdaging bij het beheren van virtuele teams. Je team is fysiek niet aanwezig om te monitoren. En werknemers houden er niet van om regelmatig onderbroken te worden via e-mails of chat zodat je de status van hun werk kunt leren.
Door structuren op zijn plaats te zetten, kunnen dingen soepel verlopen, waardoor de frustratie van de werkgever wordt verminderd en de werknemers duidelijk worden begeleid.
Productiviteitstools zoals Trello, Asana, Basecamp en ClickUp blijken om een reden enorm populair te zijn.
Deze tools zijn rijk aan functies en gebruiksvriendelijk. Met Trello kunt u persoonlijke borden maken, leden toevoegen, projecten toewijzen en vervaldatums instellen. Alle teamleden hebben toegang tot het dashboard en worden op de hoogte gebracht van de wijzigingen.
Bestanden kunnen worden geüpload voor naslag en gesprekken die worden uitgevoerd rond projecten om ervoor te zorgen dat iedereen op dezelfde pagina staat. Teamleden krijgen een melding wanneer ze in een taak worden genoemd, wat tijd bespaart omdat je niet naar een berichten-app hoeft te schakelen of een e-mail hoeft te maken om het punt over te brengen.
Een op Kanban gebaseerde tool zoals MeisterTask kan taken verder vereenvoudigen en helpen met teambeheer.
Deze functierijke projectbeheertool is esthetisch aantrekkelijk en levert een hoop werk op. Taken maken, toewijzen en de voortgang opvolgen - alles wordt soepel uitgevoerd. Leden kunnen taken omzetten in soorten discussies door hun bestanden te uploaden als relevant referentiemateriaal of persoonlijke invoer. Het is gemakkelijker dan ooit om te zien aan wie wat is toegewezen en de status van hun werk.
De integratie met veelgebruikte cloudopslag-apps zoals Dropbox, Box, Bitbucket en Google Drive maakt het nog nuttiger. Degenen die geloven in de kracht van mindmaps zullen blij zijn te weten dat MeisterTask door dezelfde mensen naar ons is gebracht die ons MindMeister hebben gegeven, de bekroonde mind mapping-software met fans over de hele wereld. Brainstormen over teams en locaties is eenvoudig, leuk en productief met MindMeister en nu is het geïntegreerd met MeisterTask, zodat de ideeën die in de mindmaps worden geproduceerd direct naar de projectmanagementtool kunnen worden verplaatst. Deze ideeën verschijnen als taken in MeisterTask voor iedereen te zien en voor de toegewezen mensen om op te reageren.
Een goede projectmanagementtool functioneert op een manier die duidelijkheid schept voor werknemers en verantwoordelijkheid bevordert. Met alle richtingen duidelijk op het dashboard weergegeven, is er weinig ruimte voor excuses of miscommunicatie. Wat nog belangrijker is, het helpt teams hun projecten op een samenhangende manier vooruit te helpen. Doe je onderzoek voordat je de tool kiest voor je externe team, maar haal er wel een op.
Regelmatige maar productieve vergaderingen houden
Vergaderingen zijn nog belangrijker als het gaat om virtuele teams, omdat dat misschien de enige keer is dat je samenkomt, om zo te zeggen.
Dit is een zeer belangrijke (en humaniserende) stap in het beheer van externe werknemers, of u riskeert hen te vervreemden. Trouwens, reguliere vergaderingen verfijnen ook de zaken en helpen de zaken op schema te houden. Ze kunnen ook de enige keer zijn dat teamleden daadwerkelijk met elkaar praten.
Om deze bijeenkomsten optimaal te benutten, moet u zich echter laten leiden door duidelijke agenda's, die ook duidelijk worden gecommuniceerd naar de deelnemers. Ongeplande ad-hocvergaderingen leiden alleen maar tot meer verwarring.
Een tool als Pinstriped kan van onschatbare waarde zijn. Het helpt je je voor te bereiden op de vergadering door een agenda te maken en alle relevante inhoud samen te brengen, zodat iedereen over de informatie beschikt die nodig is om klaar te zijn voor de vergadering. De tool helpt u ook bij het uitvoeren van de vergadering, omdat het eenvoudig is om de vergaderingen op het goede spoor te houden, acties en beslissingen vast te leggen en de informatie met de deelnemers te delen, zodat iedereen van begin tot einde op de hoogte is.
Ontdek vergelijkbare tools om je beste fit te vinden. Jij niet nodig heb een tool nodig in dit opzicht, het is gewoon dat het hebben van een goede een het voor alle betrokkenen zo veel gemakkelijker maakt. En denk aan de hele tijd dat u zou redden!
Maak brainstormen leuk
Er wordt gezegd dat gezinnen die samen eten, samen blijven.
Je zou kunnen zeggen dat bedrijven die samen brainstormen, samen groeien.
Waarom niet bij iedereen touwtrekken bij het zoeken naar doorbraken? Of het nu gaat om het ontwerpen van een nieuwe website, een nieuw logo of het plannen van een nieuwe campagne, er is iets met visueel opgemaakte inhoud dat inzichten en ideeën oproept. Online whiteboard-tools zoals Stormboard of RealtimeBoard kunnen handig zijn voor bedrijven die de input van hun teamleden regelmatig nodig hebben.
Deze tools maken samenwerking op afstand mogelijk, waarbij individuen vanaf verschillende locaties toegang hebben tot het whiteboard en ideeën kunnen inbrengen alsof ze zich in dezelfde ruimte bevinden. Het bewerken en aanpassen van concepten en ontwerpen is eenvoudig, net als het hebben van gerelateerde discussies. Het is een leuke en productieve oefening voor alle betrokkenen.
Het managen van een team is een uitdaging, fysiek of virtueel. Maar met een beetje planning en de juiste hulpmiddelen in uw arsenaal, kunt u het volledige potentieel van uw externe team benutten. Medewerkers die zich nuttig en gewaardeerd voelen, zijn gemotiveerd om meer te geven. Het is een win-win voor alle betrokkenen.
Foto via Shutterstock
4 Opmerkingen ▼
