Met alle ruis van e-mail, sms-berichten, voicemail, persoonlijke ontmoetingen en andere afleidingen, is het verre van eenvoudig om werk met technologie te doen.
Webgebaseerde applicaties beloven het gemakkelijker en betaalbaarder te maken voor eigenaren van kleine bedrijven om dingen voor elkaar te krijgen. Smartsheet heeft misschien de code gebroken over hoe meer gedaan kan worden met zijn online projectsamenwerkingsservice.
Misschien stel je dezelfde vraag als ik had: wat betekent online projectsamenwerking eigenlijk? Is het zo eenvoudig als het delen van een bestand of is er meer aan de hand en waarom zou ik het, als eigenaar van een klein bedrijf, willen doen? Lees verder.
$config[code] not found
Ik begin meestal met een overzicht van het product, zoals de bovenstaande schermafbeelding van de startpagina zou impliceren, maar deze keer zou ik willen voorstellen dat u op het derde tabblad "testimonials" klikt om te lezen wat klanten van Smartsheet vinden. Eerlijk gezegd bekijk ik vaak getuigenissen met argwaan, maar deze casestudies beantwoordden waarom en hoe anderen de service gebruiken.
Dit gedeelte beantwoordde snel mijn vragen over hoe ik Smartsheet zou kunnen gebruiken. Ik heb geen verkoopgesprek gevonden. Klanten vertellen hoe ze Smartsheet gebruiken om hun projecten en zelfs hun bedrijfsactiviteiten te beheren. De voorbeelden waren zo goed gedaan dat het me motiveerde om door te klikken naar de gratis proefversie. Ik vond met name de een op de Virtual Assistant (VA) Networking Association met zijn 10.000 assistenten.
Bespaar tijd (dit vertaalt zich ook als Bespaar geld)
Veel SaaS-toepassingen (software-as-a-service) zijn bedoeld om de gebruikerservaring eenvoudig en elegant drop-off te maken. Smartsheet doet dat, maar ze deden het nog een stap verder in mijn boek, en bevatten deze kleine tips-vakjes (die je kunt uitschakelen) en verwijzingen om je te helpen achterhalen wat te doen.
Meteen nadat u zich aanmeldt, wordt u naar een voorbeeldpagina met kleine hulpvakken over het hele scherm gestuurd. Op het eerste gezicht is deze schermafbeelding bezet, maar na slechts een seconde te hebben gewogen, zult u snel merken dat het meeste ervan statisch is en dat de "volgende" stappen plaatsvinden in het vak "Welkom bij Smartsheet" aan de rechterkant. Vanuit dat ene introductiescherm kun je navigeren en aan de slag gaan. Ik klikte op 'Zie voorbeeldsjablonen' omdat ik wilde zien wat ik allemaal zou kunnen doen. Er zijn 119 sjablonen in de galerij en van daaruit kun je bijna elk type project of proces kickstarten.
Als een terloopse opmerking, waardeer ik het wanneer een bedrijf doet wat het zegt dat het gaat doen. Op de aanmeldingspagina belooft Smartsheet een "60 Second Sign-up" die eerlijk gezegd slechts 15 seconden duurde en ik in de lucht was.
Daarnaast is er geen creditcard vereist om de gratis proefperiode uit te voeren. De meeste bedrijven proberen uw kaartinformatie vast te leggen.
Iets anders dat ik erg leuk vond: Smartsheet stelt je als eigenaar / beheerder van het "blad" in staat om bijdragers te betrekken zonder dat ze zich ooit hoeven aan te melden bij de applicatie. Tijdens mijn test hoefden mijn klanten en vrienden zich niet aan te melden, hoewel sommigen van hen dit misschien wel eens zouden zien.
Alles beheren
Met Smartsheet kan ik een taak toewijzen aan iemand in mijn team en verzoeken om de status van dat item in Smartsheet bij te werken. Tijdens een deel van mijn test vroeg ik een teamlid om de 'taaknaam' te wijzigen. Die persoon heeft een e-mail van mij ontvangen en vervolgens wanneer ze dat item hebben voltooid, ontvang ik een e-mail waarin wordt weergegeven dat het is voltooid en wat is ingevoerd (gemarkeerd in het geel). Ik kan kiezen om al deze updates te ontvangen of niet.
Ik kan bestanden bijvoegen in een specifieke rij in het blad, waardoor ik een one-stop-plek heb om mijn project vanaf internet te beheren en voor mijn team om er ook toegang toe te krijgen. Als u wilt dat iemand dat document ontvangt, verzendt u niet het daadwerkelijke bestand en wacht u terwijl ze wijzigingen aanbrengen. U stuurt hen een downloadkoppeling naar Smartsheet-locatie waar de meest actuele versie zich bevindt. Terwijl u het document wijzigt en bijwerkt, slaat u de meest recente versie op, evenals eerdere versies, op deze ene locatie.
Wat het beter zou kunnen doen
Geen enkele applicatie is perfect en Smartsheet mist een paar dingen. Er is geen zoekfunctie, maar ik heb gehoord dat dit zeer binnenkort komt. Het zou ook ideaal zijn om een manier te zien om webinhoud via een webformulier in de app te verzamelen, bijvoorbeeld uit een enquête.
De laatste uitdaging die ik zie is functie / functie-overbelasting voor de gebruiker. Dit is een goede en slechte zaak. De applicatie is rijk aan functies, maar het kan intimiderend zijn om te gebruiken omdat je niet eerst weet wat je moet doen. De vooraf gebouwde sjablonen lossen een deel hiervan op, gelukkig.
Wat u probeert te doen met een service zoals Smartsheet, is tijd besparen door informatie door te geven aan uw medewerkers en teams en deze in plaats daarvan op één plaats te houden. Conceptueel moet dit het zakendoen vergemakkelijken. Als manager kan ik nu meldingen instellen die me op de hoogte brengen wanneer iemand een wijziging aanbrengt of nieuwe informatie toevoegt of de klus klopt. Dit kunnen meer info en e-mails zijn om te beheren, maar ze maken het gebruiksvriendelijk en ik kan instellen hoe vaak en wat ik wil zien in een melding.
Hoewel veel Smartsheet met een spreadsheet vergelijken, is het veel meer dan dat. Het is een gecentraliseerde online locatie om projecten en processen te creëren en te beheren. Meer informatie over Smartsheet.
21 Opmerkingen ▼
