Als u een van de miljoenen werknemers bent die gemiddeld 21 procent van hun tijd aan vergaderingen besteden, weet u dat dit tijdrovend is en uw dagelijkse takenlijst vaak ontspoort.Mogelijk kunt u ze niet allemaal annuleren (hoewel sommige bedrijven streven naar vergadervrije dagen), maar u kunt ze productiever maken. Hier leest u hoe u een vergadering kunt leiden die uw collega's niet in slaap brengt of de tijd van iemand verspilt.
$config[code] not foundStel een agenda in
Klinkt eenvoudig, toch? Maar als je geen specifieke items op de agenda hebt staan, is de kans groot dat de vergadering van het onderwerp afwijkt en conversaties draaien om alles van gamescores tot kleine klachten. Neem de controle door de agenda vooraf naar de deelnemers te sturen. Laat iedereen komen om voorbereid te zijn op de inbegrepen items, en bied ook de kans voor deelnemers om een last-minute agenda-item toe te voegen als ze vinden dat het absoluut cruciaal is voor de discussie.
Vraag iedereen om bij te dragen
Stel niet alleen een agenda op en vraag iedereen om voorbereid te zijn, maar neem nog een extra stap en wijs aan iedereen specifieke vergaderplichten toe. Dat kan net zo eenvoudig zijn als dat iedereen een minuut aan het begin van het gesprek belangrijke hoogtepunten van hun werk / team presenteert voor de laatste week of maand. Voor vergaderingen die lopende projecten behandelen, moet iedereen mogelijk klaar zijn om bevindingen te bespreken of oplossingen aan te bieden. Ik heb bijvoorbeeld ooit voor een bedrijf gewerkt waar medewerkers de keuken in de war raakten en geen enkele hoeveelheid herinneringen van HR loste het probleem op. Het managementteam belegde een vergadering om oplossingen te bespreken. Ons is verteld dat we met ten minste twee ideeën komen. Op die manier konden we door concrete ideeën praten en ervoor kiezen om de top twee na te streven. Als een toegevoegde bonus hebben we de taak in 45 minuten volbracht in plaats van het volledige uur dat was toegewezen.
Video van de dag
Gebracht door jou, geboren door SaplingLaat de laptops achter je bureau
Tenzij u de vergadering leidt en een geweldige presentatie geeft (geen andere PowerPoint, alstublieft), sloot u de laptop. Experts beschrijven hoe het staren naar onze schermen interactie en empathie belemmert, waardoor het moeilijker wordt om tot een consensus te komen. Afleidingen verspillen bovendien tijd en zorgen ervoor dat die vergaderingen langer duren dan nodig is. Als je aantekeningen wilt maken, gebruik pen en papier, hebben onderzoeken gevonden dat mensen die dingen op de ouderwetse manier schrijven eigenlijk toch meer informatie bewaren.
Houd de deelnemerslijst kort
U hebt de input van het hele team niet nodig in de vroege stadia van de planning. Hoewel je mensen die kritisch zijn voor het proces niet wilt weglaten, heb je ook geen 50 mensen nodig. Bepaal belangrijke stakeholders voor elke vergadering. Als het om een project voor de lange termijn gaat, zullen die belanghebbenden met het project meegaan, maar stel jezelf de volgende vragen voordat je een uitnodiging stuurt: is de persoon een expert in het onderwerp, maken ze budget- of financiële beslissingen en zijn ze nodig in deze fase? van het proces? Vergeet niet dat alleen omdat iemand geen deel uitmaakt van de vergadering, dit niet betekent dat ze niet op de hoogte moeten worden gehouden. Ken specifieke mensen toe om informatie buiten de kerngroep te delen om ervoor te zorgen dat teams niet het gevoel hebben dat ze in het ongewisse blijven.
