Naarmate uw bedrijf groeit, voegt u meer processen, software en mensen toe. Als u niet altijd proactief bent gestroomlijnd, zult u misschien verbaasd zijn dat uw systemen gecompliceerd en overbodig zijn.
Consolidatie van de workflow helpt uw groeiende bedrijf te blijven floreren en uw mensen bezig te houden met de belangrijke dingen.
Hoe u uw bedrijfssystemen consolideert
Verkort de tijd voor gegevensinvoer
Als u dezelfde gegevens op meerdere plaatsen invoert, verspilt u uw tijd. Met software-app-integratie kunt u gegevens één keer invoeren en automatisch op andere plaatsen synchroniseren.
$config[code] not foundEen enorme timesaver? Zoek naar CRM-software (customer relationship management) die app-integratie biedt met andere services, zoals e-mailmarketing, accounting en contentbeheer. Insight is bijvoorbeeld geïntegreerd met Evernote, Gmail, Google Agenda, Google Drive, MailChimp, Outlook 2013, Quote Roller, Torpio en Zapier. Insightly zal binnenkort ook integreren met QuickBooks Online.
Integratie stelt u in staat taken binnen uw CRM efficiënter te beheren zonder werk te dupliceren, zoals het koppelen van projectinformatie van Evernote aan een organisatie in uw CRM, of het creëren van gepersonaliseerde offertes met CRM-informatie via Quote Roller.
Werk in de cloud
De dagen dat je niet aan een project kunt werken omdat gegevens zijn opgeslagen op een bureaublad waar je geen toegang toe hebt, zijn voorbij. Nu kan iedereen in uw team, uw klanten en iedereen die moet samenwerken aan een project of document, belangrijke informatie van elke plaats via internet zien en gebruiken. Gegevens die zijn opgeslagen in de cloud zijn bestand tegen beschadiging als gevolg van computerstoringen, omdat deze niet op de computer van een persoon worden opgeslagen.
Houd er rekening mee dat wanneer sommige cloud-apps onverwacht downtime hebben, dit van invloed kan zijn op uw vermogen om te werken. (Was uw bedrijf betrokken toen Google Drive in maart ten val kwam?)
Als u zich zorgen maakt over downtimeproblemen, overweeg dan om combinatie-apps waarmee u kunt werken vanuit back-upgegevens die lokaal zijn opgeslagen, of naar die met de offlinemodus. Populaire cloud-apps voor bedrijven zijn onder meer Google Apps for Business, Office 365, Box en RebitPro. Daarnaast zijn veel cloud-apps voordelige alternatieven voor het aanschaffen van een blok softwarelicenties voor uw bedrijf.
Gebruik slechts één agenda
Weinig dingen zijn frustrerender dan het missen van een deadline omdat iemand de verkeerde kalender aan het checken was. De beste manier om dit te voorkomen, is door voor iedereen en voor elk project slechts één kalender te gebruiken.
Kies een kalender die zal integreren met de software die u gebruikt voor CRM en projectbeheer, plus de mobiele apparaten die uw team regelmatig gebruikt. U kunt niet alleen belangrijke projectdeadlines synchroniseren, maar uw team kan ook eigen schema's beheren binnen dezelfde mobiele app en tegelijkertijd belangrijke bedrijfsdeadlines bijhouden.
Volg de "K.I.S.S. Regel"
Net zoals je op school hebt geleerd, Keep It Simple, Silly.
Als u wilt voorkomen dat routinematige zakelijke taken ingewikkelder worden en u overtolligheid in uw workflow creëert, richt u dan altijd op eenvoud. De nieuwste technologie verbetert niet altijd wat u al hebt gekregen. Als u op zoek bent naar betere bedrijfssystemen, zorg er dan voor dat u iets dat u al hebt niet dupliceert. Dit is een plaats waar plug-ins, apps en extensies echt nuttig zijn.
Je kunt software vinden, zoals CRM of een webbrowser, die iets heel goed doet. Voeg dan misschien een plug-in toe die een proces automatiseert of functionaliteit toevoegt die u beheerde met een uni-tasking stukje software. Dat bevrijdt u en uw team van nog een programma en nog een proces om te leren.
Als u het stroomlijnen van uw bedrijfssystemen verwaarloosde, kan de eerste keer dat u de opties eens bekijkt, een beetje overweldigend zijn. Zodra u de tijd neemt om de juiste apps te vinden voor de banen die u nodig hebt en om alle overbodige systemen en software te elimineren, kunt u uw systemen regelmatig beoordelen, waardoor het onderhoud in de toekomst veel eenvoudiger wordt.
Mogelijk maakt de beste betaling voor het stroomlijnen van systemen uw team vrij om aan projecten te werken - in plaats van brandende tijd om overbodige taken uit te voeren.
10 Opmerkingen ▼
